- No dependientes de un dispositivo. Idealmente, deben estar disponibles para cualquier plataforma: windows, linex, mac, iOS, Android. No quiero tener que cambiar de herramienta porque cambio un ordenador o un teléfono.
- Herramientas online. Aunque tengan un cliente que mejore la usabilidad o la potencia, deben ser accesibles desde cualquier ordenador que tenga un navegador.
- Gratuitas o muy baratas. A lo mejor cuando sea multimillonario esto no es un requisito, pero de momento el precio es importante.
- Sencillas e intuitivas. No quiero leer un manual, ni perder el tiempo probando decenas de opciones en menús intrincados.
- Fáciles de poner en marcha. Que funcionen con la mínima configuración, aunque pueda después afinar alguna cosa.
- Abierta. Idealmente, que sea software libre. Si no es así, al menos que pueda sacar mis datos de la herramienta y llevarlos a otra cuando decida hacerlo.
Como digo, estos criterios no los aplico solo para las herramientas de productividad, pero para esta misión son especialmente importantes.
Herramientas
Evernote
Con
Evernote gestiono toda la documentación e ideas para mis proyectos. Es intuitivo, fácil, funciona en ordenadores y teléfonos móviles, tiene plugins para que capturar una página que estás viendo sea cuestión de un par de “clicks”, puedes capturar imágenes o audio desde el móvil, se sincroniza solo…
Lo mejor es que no hay que organizar lo que capturas (aunque etiquetarlo ayuda). Simplemente lo guardas en Evernote y cuando lo necesitas lo buscas. Es como una especie de “cajón de sastre” con un gnomo que mágicamente encuentra lo que necesitas entre el maremágnum de cosas.
Gmail/Google Calendar
Las cuentas de Gmail, junto a su motor de búsqueda, han conseguido que no me tenga que preocupar por organizar el correo, ni por apuntar datos o direcciones. Todo está allí, y es fácil de encontrar.
Respecto a Calendar, es la primera “agenda” que uso de verdad. De nuevo, poder usarla desde el móvil o desde cualquier navegador, y que siempre esté sincronizada, es lo que me animó en primer lugar a empezar a apuntar ahí todas las citas. Hace poco me recordó que tenía que llevar a mi hijo a una revisión médica que tenía concertada desde hacía un año. No está mal, sobre todo teniendo en cuenta que en casos similares he perdido la cita por no recordarla en el momento. La guinda son los avisos por SMS y correo electrónico.
Una asignatura pendiente es organizar los contactos. Google automatiza ciertas cosas, pero hay veces que tiene datos parciales y hay que decirle que esos dos o tres correos electrónicos y esos dos o tres números de teléfono pertenecen a la misma persona.
Google Docs
Soy un fan de Google Docs. Llevo usando el producto desde que era Writely, antes de que lo comprara Google, y no ha dejado de mejorar. Docs es perfecto para documentos en los que tienes que trabajar con otras personas (por ejemplo,
el curso lo preparé así con Lucas y Franck). Pero también lo uso para organizar mis proyectos.
Cuando me planteo un proyecto siempre tengo una hoja de cálculo con unas cuentas en la que voy apuntando ingresos y gastos potenciales, para saber si hay negocio. Un documento de texto en el que escribo en formato libre todas las ideas que se me ocurren. Si se lo tengo que explicar a alguien, preparo una presentación sencilla, sin florituras, que me sirve como guión para hablar (algo parecido a hacer garabatos en la servilleta de un bar). Y si veo que la cosa tiene sentido y me decido a llevarlo a cabo, uso un par de hojas de cálculo para aplicar mi versión particular de scrum.
Además de las ventajas obvias de tener los documentos disponibles en cualquier parte, la sencillez de Docs te permite concentrarte en el contenido, y no en las funciones de la aplicación. Y no necesitas preocuparte de dónde guardas un fichero, ni de la estructura de carpetas, ni de nada. Todo está ahí, siempre disponible.
Dropbox
Dropbox es un servicio de almacenamiento “en la nube”. Te permite guardar un par de gigas de información y sincronizarla en tantos ordenadores como quieras. Para mi esto es importante, porque en casa uso dos o tres ordenadores, y es un placer no tener que ir llevando documentos en llaves USB de una lado para otro. Uso Dropbox para los documentos más “pesados”, que requieren tratamiento con OpenOffice o Gimp, código en PHP o scripts SQL, etc., con lo que entre Docs y Dropbox tengo los documentos más importantes con los que estoy trabajando disponibles desde cualquier ordenador que tenga conexión a Internet.
Ahora mismo estoy experimentando con la idea de escanear todos los papeles importantes que me llegan (facturas, recibos, documentos oficiales…) y subirlos a Dropbox, de manera que pueda guardarlos en una caja y no tener que volver a buscarlos prácticamente nunca. Veremos si la facilidad para encontrar los documentos cuando los necesito compensa la disciplina de escanear las cosas según llegan.
Si no estáis dados de alta en Dropbox y os interesa hacerlo, usad por favor el enlace siguiente, y así aumenta un poco la cuota disponible:
Sin lista de tareas
No uso ninguna aplicación de “to-do”. Después de probar decenas, lo cierto es que no llego a usar ninguna. Me falta la disciplina de anotar las tareas, clasificarlas, gestionarlas… Con este tipo de herramientas lo único que hago es perder el tiempo instalando, probando y desinstalando.
Es posible que no haya encontrado la herramienta adecuada, pero de momento lo que mejor me funciona es la hoja de cálculo de Docs que uso para cada proyecto. Entre eso y anotar las tareas que tienen fecha fija en Google Calendar he conseguido apañarme bastante bien.
¿Alguna sugerencia?
Eso es todo. No hay recetas mágicas, solo herramientas que a mi me sirven para encontrar más fácilmente lo que busco, para no perder el tiempo ordenado, para recordar las citas más importantes…
- En una de las primeras entradas de esta serie expliqué lo que es la procrastinación: hacer algo que no es lo más importante que deber...
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