Cada trabajo requiere lo mejor de nosotros mismos, y eso es algo que sólo conseguimos si estamos centrados. Primeramente para no equivocarnos y en segundo lugar para conseguir reducir tiempos o lo que es lo mismo, ser más productivos.
El problema es que siempre hay elementos que nos distraen, nos complican la jornada laboral hasta el punto de conseguir generar ansiedad en algunos casos. Y es que no nos damos cuenta pero hay hábitos que acaban con nuestra productividad sin darnos cuenta. Si trabajas frente a un ordenador, estos son los 11 culpables más habituales.
1. No planificar tus tareas claves
Cada trabajo tiene sus propias reglas y condicionantes, algo que impide crear un esquema universal para todos. Por tanto, hay que conocer bien qué se nos pide, cómo y para cuándo. A partir de hay es bueno detenerse y planificar la jornada del día siguiente.
Puede parecer algo sin importancia pero estar mentalizado de lo que hay que hacer ayuda a conectar con la tarea mucho antes. Así, si por ejemplo tenemos que realizar un informe no consumiremos minutos extras al ver la tarea, centrarnos y ver por dónde comenzar.
2. Vivir atado al correo electrónico
El correo electrónico es un asesino total de nuestra productividad. Estar atado al mail hacen que no consigamos dedicar toda nuestra atención a la tarea que estamos realizando. Puede que tu creas que sí pero no es así.
Tener siempre abierta la bandeja de entrada de tu correo hace que estés pendiente a él de forma inconsciente. Claro que, lo peor que luego cualquier mensaje te robará unos segundos o minutos, un tiempo muy pequeño pensarás pero el que luego necesitarás para retomar la tarea ya no te parecerá tan ridículo.
3. Abusar de las notificaciones
La mayoría de aplicaciones que instalamos, tanto en sistema de escritorios como móviles, ofrecen sistemas de notificaciones. Estos son útiles, es cierto, pero también distracciones potenciales. Es algo muy similar al correo, sólo que a veces esa sonido de campana es sólo para avisarte que se descargó un archivo, que tal contacto ha subido varias fotos a Instagram o que mañana lloverá.
El 90% de las notificaciones no son necesarias y podrías tener por rutina consultarlas a determinadas horas del día o al finalizar la jornada. Detente y revisa todas tus notificaciones, gestionándolas bien verás cómo trabajas mejor y sin tantas distracciones. Yo así lo hice y no sólo se que es posible vivir sin notificaciones sino que resulta hasta más beneficioso.
4. No saber decir adiós al exceso de aplicaciones
Descargar cualquier aplicación o registrarse en todo servicio nuevo que aparece no es bueno. Es cierto que algunos lanzamientos invitan a ello pero has saber cuales te aportarían una mejora o no. Además, usar cualquier app o servicio sin pararse a ver si ya podemos hacerlo con nuestras actuales soluciones es un lastre muy pesado para tu productividad.
Por tanto, aunque te guste eso de hacer algo determinado con sólo pulsar un único botón calma. Es importante que te detengas, elijas y quedes con lo indispensable
5. No dominar las apps que usas
Y si antes hemos dicho que hay que reducir hasta quedarse con las aplicaciones y/o servicios esenciales, los que de verdad usas a diario, también es muy importante saber dominarlos. Sí, a nivel avanzado o ninja si se puede. Conocer los atajos de teclado, todas las opciones, usos, etc te permitirán hacer más en menos tiempo.
Pensarás que es algo básico y así es pero te sorprenderías de la cantidad de usuarios que buscan apps que realizan acciones que ya puede hacer una de las apps que usa. El problema es que no lo sabían y su idea era buscar algo específico para hacerlo una única cosa con sólo pulsar un botón.
6. Estar pendientes a las redes sociales
Las redes sociales pueden ser beneficiosas en nuestro puesto de trabajo pero hay que saber controlarlas. Similar a las notificaciones o el correo, estar pendiente a nuestro timeline, lo que publican amigos o usuarios a los que seguimos no es bueno para tu productividad. Puedes consultarlas pero hazlo en los momentos de descanso.
7. No controlar las opciones de los sistemas de mensajería instantánea
Los sistemas de mensajería instantánea también son otro obstáculo para la productividad. En ciertos entornos se usan por muchos motivos pero hay que controlarlos. Una de las apuestas que se está extendiendo es Slack, una app de la que ya hemos hablado. Pues bien, si es tu caso has de saber que puedes sacarle más partido y si la configuras bien, evitando que cualquier mensaje te notifique, podrás tenerla abierta sin riesgo a interrupciones innecesarias.
8. Contar todo a tu mejor compañero
Tener buenos compañeros de trabajo es genial para trabajar a gusto. Y si con alguno en concreto tienes una relación más especial mejor. El problema es que en esos últimos casos podemos caer en la tentación de contarnos todo sin importar que sea o no relacionado con el trabajo. Algo que no sería malo si no fuese porque son horas de oficina.
Por tanto, si ves que tu compañero de trabajo te distrae de forma continuada tendrás que comentárselo. Es importante que sepáis parar y dejar determinados temas para los ratos de descanso como el café de media mañana o para la salida del trabajo. Si no quieres ser brusco una buena solución es usar cascos, cuando los tienes puestos y aunque no escuches nada evitarás posiblemente que te diga nada por miedo a molestar.
9. La música que escuchas
Y hablando de castos de auricular, la música que escuchas también tiene un gran impacto en tu trabajo. Al igual que no irías al gimnasio con música clásica para cuando levantas pesas en el trabajo has de buscar la música ideal. Si necesitas concentración nada con letra que conozcas o ritmos que te activen.
Música ambiental o recurrir a alguna página con sonidos que favorezcan la concentración serán siempre mejor opción que lo último de Taylor Swift o Pitbull.
10. No descansar cada cierto tiempo
Nuestra concentración tiene límites, como todo. Después de cierto tiempo nuestra capacidad para prestar atención a un tema disminuye. Es por ello que resulta importante hacer paradas cada X minutos. Puede ser cada 45 minutos, hora, dos horas o tres pero yo no iría mucho más allá. Si puedes parar 5 o 10 minutos cada hora mejor que mejor. Puedes usar la técnica Pomodoro.
11. Empeñarse en ser más productivo y leer sobre productividad
Sí, tal y como lo lees. Buscar la productividad está bien pero empeñarte en serlo más y más, enleer todo lo que encuentras sobre productividad hace que te desvíes de lo que realmente importa y buscas: hacer más en menos tiempo. Así que lee lo que consideres necesario pero dedica tu tiempo y esfuerzo en llevar a cabo todo y no sólo en absorber conocimientos, consejos o rutinas.
Una cuestión de hábitos
Trabajar frente al ordenador y evitar caer en las distracciones es todo un reto pero a su vez posible. No conseguirás modificar todos tus malos hábitos en cuestión de un par de días pero has de comenzar. Lista lo que te afectan a ti y comienza uno a uno, primero los más fáciles de corregir y luego los complicados. En poco tiempo los vencerás y verás como tu productividad aumenta notablemente. También tu tiempo libre.
- En una de las primeras entradas de esta serie expliqué lo que es la procrastinación: hacer algo que no es lo más importante que deber...
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