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10 Herramientas para mejorar la productividad





-En esta última entrega de la serie, vamos a ver algunas herramientas que pueden ser útiles para poner en práctica todo lo que hemos visto. No se trata de una lista cerrada, son simplemente cosas que a mi me funcionan y que cumplen con los criterios que deben tener las herramientas que uso habitualmente:
  • No dependientes de un dispositivo. Idealmente, deben estar disponibles para cualquier plataforma: windows, linex, mac, iOS, Android. No quiero tener que cambiar de herramienta porque cambio un ordenador o un teléfono.
  • Herramientas online. Aunque tengan un cliente que mejore la usabilidad o la potencia, deben ser accesibles desde cualquier ordenador que tenga un navegador.
  • Gratuitas o muy baratas. A lo mejor cuando sea multimillonario esto no es un requisito, pero de momento el precio es importante.
  • Sencillas e intuitivas. No quiero leer un manual, ni perder el tiempo probando decenas de opciones en menús intrincados.
  • Fáciles de poner en marcha. Que funcionen con la mínima configuración, aunque pueda después afinar alguna cosa.
  • Abierta. Idealmente, que sea software libre. Si no es así, al menos que pueda sacar mis datos de la herramienta y llevarlos a otra cuando decida hacerlo.
Como digo, estos criterios no los aplico solo para las herramientas de productividad, pero para esta misión son especialmente importantes.

Herramientas

Evernote

Con Evernote gestiono toda la documentación e ideas para mis proyectos. Es intuitivo, fácil, funciona en ordenadores y teléfonos móviles, tiene plugins para que capturar una página que estás viendo sea cuestión de un par de “clicks”, puedes capturar imágenes o audio desde el móvil, se sincroniza solo…
Lo mejor es que no hay que organizar lo que capturas (aunque etiquetarlo ayuda). Simplemente lo guardas en Evernote y cuando lo necesitas lo buscas. Es como una especie de “cajón de sastre” con un gnomo que mágicamente encuentra lo que necesitas entre el maremágnum de cosas.

Gmail/Google Calendar

Las cuentas de Gmail, junto a su motor de búsqueda, han conseguido que no me tenga que preocupar por organizar el correo, ni por apuntar datos o direcciones. Todo está allí, y es fácil de encontrar.
Respecto a Calendar, es la primera “agenda” que uso de verdad. De nuevo, poder usarla desde el móvil o desde cualquier navegador, y que siempre esté sincronizada, es lo que me animó en primer lugar a empezar a apuntar ahí todas las citas. Hace poco me recordó que tenía que llevar a mi hijo a una revisión médica que tenía concertada desde hacía un año. No está mal, sobre todo teniendo en cuenta que en casos similares he perdido la cita por no recordarla en el momento. La guinda son los avisos por SMS y correo electrónico.
Una asignatura pendiente es organizar los contactos. Google automatiza ciertas cosas, pero hay veces que tiene datos parciales y hay que decirle que esos dos o tres correos electrónicos y esos dos o tres números de teléfono pertenecen a la misma persona.

Google Docs

Soy un fan de Google Docs. Llevo usando el producto desde que era Writely, antes de que lo comprara Google, y no ha dejado de mejorar. Docs es perfecto para documentos en los que tienes que trabajar con otras personas (por ejemplo, el curso lo preparé así con Lucas y Franck). Pero también lo uso para organizar mis proyectos.
Cuando me planteo un proyecto siempre tengo una hoja de cálculo con unas cuentas en la que voy apuntando ingresos y gastos potenciales, para saber si hay negocio. Un documento de texto en el que escribo en formato libre todas las ideas que se me ocurren. Si se lo tengo que explicar a alguien, preparo una presentación sencilla, sin florituras, que me sirve como guión para hablar (algo parecido a hacer garabatos en la servilleta de un bar). Y si veo que la cosa tiene sentido y me decido a llevarlo a cabo, uso un par de hojas de cálculo para aplicar mi versión particular de scrum.
Además de las ventajas obvias de tener los documentos disponibles en cualquier parte, la sencillez de Docs te permite concentrarte en el contenido, y no en las funciones de la aplicación. Y no necesitas preocuparte de dónde guardas un fichero, ni de la estructura de carpetas, ni de nada. Todo está ahí, siempre disponible.

Dropbox

Dropbox es un servicio de almacenamiento “en la nube”. Te permite guardar un par de gigas de información y sincronizarla en tantos ordenadores como quieras. Para mi esto es importante, porque en casa uso dos o tres ordenadores, y es un placer no tener que ir llevando documentos en llaves USB de una lado para otro. Uso Dropbox para los documentos más “pesados”, que requieren tratamiento con OpenOffice o Gimp, código en PHP o scripts SQL, etc., con lo que entre Docs y Dropbox tengo los documentos más importantes con los que estoy trabajando disponibles desde cualquier ordenador que tenga conexión a Internet.
Ahora mismo estoy experimentando con la idea de escanear todos los papeles importantes que me llegan (facturas, recibos, documentos oficiales…) y subirlos a Dropbox, de manera que pueda guardarlos en una caja y no tener que volver a buscarlos prácticamente nunca. Veremos si la facilidad para encontrar los documentos cuando los necesito compensa la disciplina de escanear las cosas según llegan.
Si no estáis dados de alta en Dropbox y os interesa hacerlo, usad por favor el enlace siguiente, y así aumenta un poco la cuota disponible:

Sin lista de tareas

No uso ninguna aplicación de “to-do”. Después de probar decenas, lo cierto es que no llego a usar ninguna. Me falta la disciplina de anotar las tareas, clasificarlas, gestionarlas… Con este tipo de herramientas lo único que hago es perder el tiempo instalando, probando y desinstalando.
Es posible que no haya encontrado la herramienta adecuada, pero de momento lo que mejor me funciona es la hoja de cálculo de Docs que uso para cada proyecto. Entre eso y anotar las tareas que tienen fecha fija en Google Calendar he conseguido apañarme bastante bien.

¿Alguna sugerencia?

Eso es todo. No hay recetas mágicas, solo herramientas que a mi me sirven para encontrar más fácilmente lo que busco, para no perder el tiempo ordenado, para recordar las citas más importantes…
¿Alguna sugerencia para añadir a las que acabo de presentar? ¿algún uso alternativo o ingenioso de estas herramientas?  -
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Otras entradas de "Productividad para holgazanes"

  1. Por qué fallan los sistemas de productividad personal
  2. Procrastinación y acrasia
  3. Deberes y metas
  4. Engáñate a ti mismo
  5. Factores que condicionan tu productividad
  6. Factores que condicionan tu productividad II
  7. La zona
  8. Procrastinación productiva
  9. Scrum para uno
  10. Herramientas para mejorar la productividad
El autor de esta entrada / articulo es : -

10 Herramientas para mejorar la productividad


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Si te ha gustado lo mejor que debes hacer es ir a su blog/pagina.
En mi blog no puedes dejar comentarios , pero si en el del autor.
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 HA ENTRADO EN el BLOG/ARCHIVO de VRedondoF. Soy un EMPRESARIO JUBILADO que me limito al ARCHIVO de lo que me voy encontrando "EN LA NUBE" y me parece interesante. Lo intento hacer de una forma ordenada/organizada mediante los blogs gratuitos de Blogger. Utilizo el sistema COPIAR/PEGAR, luego lo archivo. ( Solo lo  INTERESANTE según mi criterio). Tengo una serie de familiares/ amigos/ conocidos (yo le llamo "LA PEÑA") que me animan a que se los archive para leerlo ellos después. Los artículos que COPIO Y PEGO EN MI ARCHIVO o RECOPILACIÓN (cada uno que le llame como quiera) , contienen opiniones con las que yo puedo o no, estar de acuerdo. Cuando incorporo MI OPINION, la identifico CLARAMENTE, con la unica pretension de DIFERENCIARLA del articulo original. 
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Mi correo electronico es vredondof(arroba)gmail.com por si quieres que publique algo o hacer algun comentario.
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09 Scrum para uno





-He escrito sobre scrum y su aplicación al emprendimiento varias veces, por ejemplo aquí. Soy un entusiasta de Scrum porque en mi experiencia es lo mejor que he encontrado para conseguir que progresen proyectos complejos, con gran incertidumbre y con riesgo elevado. Y si estas características son comunes en muchos proyectos informáticos, también lo son en cualquier proyecto de emprendimiento.
Scrum no es una metodología para la gestión del tiempo, ni para la productividad personal. Y sin embargo, si tu problema es que tienes varios proyectos a la vez entre manos, no tienes tiempo para todo y te cuesta saber a qué tienes que dedicar tus esfuerzos en cada momento, hay elementos de scrum que pueden ser muy útiles.

Sprints

Un proyecto es scrum avanza en ciclos o sprints, generalmente de entre 1 y 4 semanas de duración. Esto permite verificar con frecuencia el grado de avance del proyecto, y así detectar desviaciones y corregir sus causas.
Tú puedes hacer lo mismo. Te recomiendo empezar con ciclos de una semana, y después ir ampliando el tiempo según te vayas viendo más cómodo y si lo ves necesario.
La idea es plantear objetivos para el sprint, que sean medibles, y después verificar si se han cumplido. ¿Y qué objetivos? Pues los que estén en tu pila de objetivos.

Pila de objetivos

Se trata simplemente de una lista priorizada de objetivos. Priorizada quiere decir que están ordenados en función de su importancia en el momento actual.
¿Qué tipo de objetivos? Tienen que ser expresables en una o dos frases y tienen que ser verificables (medibles). Es decir, no vale algo como “hacer un sitio web que refleje la personalidad de mi empresa”. En cambio sí es adecuado “hacer una página con 4 referencias de clientes, de un párrafo cada una”. Cada elemento de la lista debe tener un nombre, una descripción (dos o tres frases) y (muy importante) cómo se verifica que está hecho.

Pila del sprint

Es la selección de objetivos que vas a llevar a cabo en el sprint. Es sencillo: al principio de cada sprint analizas el tiempo que tienes disponible y vas cogiendo los elementos más prioritarios de la “pila de objetivos”, analizando cuanto tiempo te van a llevar y añadiéndolos a la pila del sprint hasta que hayas agotado el tiempo disponible.
Es probable que esos elementos tengas que dividirlos en tareas más sencillas para ser más preciso en la previsión del esfuerzo necesario.
Es muy importante recordar que esta pila de sprint es “sagrada”: no puedes cambiarla en mitad de un ciclo. Pase lo que pase, aunque se te ocurra que tal vez te interesaría hacer otra cosa antes, debes ser disciplinado y esperar al final del sprint. Si el sprint es de una semana, tampoco pasa nada por esperar unos días a esto que se te acaba de ocurrir. La mejor manera de no terminar nada es dejar que otras actividades se metan en medio y te impidan terminar lo que tenías previsto.

Planificación

Antes de empezar un sprint, lo que tienes que hacer es crear la pila del sprint. Es importante ser realista en cuanto al tiempo disponible. Si trabajas oficialmente ocho horas al día, es prácticamente imposible ser productivo más de seis. Y probablemente a esas seis le tienes que quitar el tiempo dedicado a reuniones, imprevistos, etc. Así que planifica el sprint según las horas de trabajo eficaz que realmente vas a tener.

Scrum diario

Esto es fundamental. Cada día, a la misma hora, debes responder a tres preguntas: ¿qué hice ayer? ¿qué voy a hacer hoy? ¿qué problemas tengo que me impiden hacer lo previsto?. Prueba a escribir las respuestas, porque sobre todo al principio te ayudarán a ver tu evolución.
Es importante que esto lo hagas cada día a la misma hora (idealmente, nada más empezar a trabajar), pase lo que pase. Tiene que convertirse en un hábito más difícil de romper que lavarse los dientes, porque de lo contrario empezarás a saltártelo un día y otro y al final se habrá pasado el sprint sin saber a qué has dedicado tu tiempo.
La otra cosa que debes hacer en el scrum diario es anotar tu progreso con la pila del sprint. Según vayas avanzando en las tareas, debes reflejar el estado. Al menos saber si están sin empezar, en progreso o terminadas. Si quieres ser más preciso, por ejemplo anotando cuántas horas faltan, puedes hacerlo.
Observa que la medida es cuánto esfuerzo falta, no cuánto has hecho ya. Lo previsto menos lo que llevas hecho rara vez da como resultado lo que falta. Y a ti te interesa saber cómo vas, no cuánto esfuerzo has dedicado hasta el momento.

Retrospectiva

Una vez terminado el plazo que marcaste para el sprint, debes hacer análisis de lo conseguido. El objetivo es detectar problemas e ineficacias y o bien corregirlos o bien acostumbrarte a vivir con ellos y tenerlos en cuenta para la próxima vez.
Nunca, haya pasado lo que haya pasado, aplaces el final del sprint. Aunque hayas cogido una gripe que te ha dejado en la cama tres días. Simplemente, lo tienes en cuenta en la retrospectiva y si se puede arreglar lo arreglas y si no lo asumes. En el momento en el que te permites a ti mismo cambiar la duración del sprint te has dado permiso para incumplir tus objetivos. Los sprints que deberían durar una semana duran 10 días, y luego 15… y luego ya no acaban nunca.

Resumiendo

La ventaja de scrum es que no impone una forma de trabajar. Los elementos son pocos y fáciles de comprender y manejar. Y las ventajas son evidentes:
      Conocer objetiva y documentadamente cual es tu “velocidad” de trabajo.
      Detectar problemas y corregirlos lo antes posible.
      Dedicar tus esfuerzos a lo prioritario, posponiendo lo que no contribuye al progreso del proyecto. ¿recuerdas lo que escribí sobre deberes y metas?
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  2. Procrastinación y acrasia
  3. Deberes y metas
  4. Engáñate a ti mismo
  5. Factores que condicionan tu productividad
  6. Factores que condicionan tu productividad II
  7. La zona
  8. Procrastinación productiva
  9. Scrum para uno
  10. Herramientas para mejorar la productividad
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09 Scrum para uno


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Si te ha gustado lo mejor que debes hacer es ir a su blog/pagina.
En mi blog no puedes dejar comentarios , pero si en el del autor.
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 HA ENTRADO EN el BLOG/ARCHIVO de VRedondoF. Soy un EMPRESARIO JUBILADO que me limito al ARCHIVO de lo que me voy encontrando "EN LA NUBE" y me parece interesante. Lo intento hacer de una forma ordenada/organizada mediante los blogs gratuitos de Blogger. Utilizo el sistema COPIAR/PEGAR, luego lo archivo. ( Solo lo  INTERESANTE según mi criterio). Tengo una serie de familiares/ amigos/ conocidos (yo le llamo "LA PEÑA") que me animan a que se los archive para leerlo ellos después. Los artículos que COPIO Y PEGO EN MI ARCHIVO o RECOPILACIÓN (cada uno que le llame como quiera) , contienen opiniones con las que yo puedo o no, estar de acuerdo. Cuando incorporo MI OPINION, la identifico CLARAMENTE, con la unica pretension de DIFERENCIARLA del articulo original. 
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Mi correo electronico es vredondof(arroba)gmail.com por si quieres que publique algo o hacer algun comentario.
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