Scrum no es una metodología para la gestión del tiempo, ni para la productividad personal. Y sin embargo, si tu problema es que tienes varios proyectos a la vez entre manos, no tienes tiempo para todo y te cuesta saber a qué tienes que dedicar tus esfuerzos en cada momento, hay elementos de scrum que pueden ser muy útiles.
Sprints
Un proyecto es scrum avanza en ciclos o sprints, generalmente de entre 1 y 4 semanas de duración. Esto permite verificar con frecuencia el grado de avance del proyecto, y así detectar desviaciones y corregir sus causas.
Tú puedes hacer lo mismo. Te recomiendo empezar con ciclos de una semana, y después ir ampliando el tiempo según te vayas viendo más cómodo y si lo ves necesario.
La idea es plantear objetivos para el sprint, que sean medibles, y después verificar si se han cumplido. ¿Y qué objetivos? Pues los que estén en tu pila de objetivos.
Pila de objetivos
Se trata simplemente de una lista priorizada de objetivos. Priorizada quiere decir que están ordenados en función de su importancia en el momento actual.
¿Qué tipo de objetivos? Tienen que ser expresables en una o dos frases y tienen que ser verificables (medibles). Es decir, no vale algo como “hacer un sitio web que refleje la personalidad de mi empresa”. En cambio sí es adecuado “hacer una página con 4 referencias de clientes, de un párrafo cada una”. Cada elemento de la lista debe tener un nombre, una descripción (dos o tres frases) y (muy importante) cómo se verifica que está hecho.
Pila del sprint
Es la selección de objetivos que vas a llevar a cabo en el sprint. Es sencillo: al principio de cada sprint analizas el tiempo que tienes disponible y vas cogiendo los elementos más prioritarios de la “pila de objetivos”, analizando cuanto tiempo te van a llevar y añadiéndolos a la pila del sprint hasta que hayas agotado el tiempo disponible.
Es probable que esos elementos tengas que dividirlos en tareas más sencillas para ser más preciso en la previsión del esfuerzo necesario.
Es muy importante recordar que esta pila de sprint es “sagrada”: no puedes cambiarla en mitad de un ciclo. Pase lo que pase, aunque se te ocurra que tal vez te interesaría hacer otra cosa antes, debes ser disciplinado y esperar al final del sprint. Si el sprint es de una semana, tampoco pasa nada por esperar unos días a esto que se te acaba de ocurrir. La mejor manera de no terminar nada es dejar que otras actividades se metan en medio y te impidan terminar lo que tenías previsto.
Planificación
Antes de empezar un sprint, lo que tienes que hacer es crear la pila del sprint. Es importante ser realista en cuanto al tiempo disponible. Si trabajas oficialmente ocho horas al día, es prácticamente imposible ser productivo más de seis. Y probablemente a esas seis le tienes que quitar el tiempo dedicado a reuniones, imprevistos, etc. Así que planifica el sprint según las horas de trabajo eficaz que realmente vas a tener.
Scrum diario
Esto es fundamental. Cada día, a la misma hora, debes responder a tres preguntas: ¿qué hice ayer? ¿qué voy a hacer hoy? ¿qué problemas tengo que me impiden hacer lo previsto?. Prueba a escribir las respuestas, porque sobre todo al principio te ayudarán a ver tu evolución.
Es importante que esto lo hagas cada día a la misma hora (idealmente, nada más empezar a trabajar), pase lo que pase. Tiene que convertirse en un hábito más difícil de romper que lavarse los dientes, porque de lo contrario empezarás a saltártelo un día y otro y al final se habrá pasado el sprint sin saber a qué has dedicado tu tiempo.
La otra cosa que debes hacer en el scrum diario es anotar tu progreso con la pila del sprint. Según vayas avanzando en las tareas, debes reflejar el estado. Al menos saber si están sin empezar, en progreso o terminadas. Si quieres ser más preciso, por ejemplo anotando cuántas horas faltan, puedes hacerlo.
Observa que la medida es cuánto esfuerzo falta, no cuánto has hecho ya. Lo previsto menos lo que llevas hecho rara vez da como resultado lo que falta. Y a ti te interesa saber cómo vas, no cuánto esfuerzo has dedicado hasta el momento.
Retrospectiva
Una vez terminado el plazo que marcaste para el sprint, debes hacer análisis de lo conseguido. El objetivo es detectar problemas e ineficacias y o bien corregirlos o bien acostumbrarte a vivir con ellos y tenerlos en cuenta para la próxima vez.
Nunca, haya pasado lo que haya pasado, aplaces el final del sprint. Aunque hayas cogido una gripe que te ha dejado en la cama tres días. Simplemente, lo tienes en cuenta en la retrospectiva y si se puede arreglar lo arreglas y si no lo asumes. En el momento en el que te permites a ti mismo cambiar la duración del sprint te has dado permiso para incumplir tus objetivos. Los sprints que deberían durar una semana duran 10 días, y luego 15… y luego ya no acaban nunca.
Resumiendo
La ventaja de scrum es que no impone una forma de trabajar. Los elementos son pocos y fáciles de comprender y manejar. Y las ventajas son evidentes:
Conocer objetiva y documentadamente cual es tu “velocidad” de trabajo.
Detectar problemas y corregirlos lo antes posible.
Dedicar tus esfuerzos a lo prioritario, posponiendo lo que no contribuye al progreso del proyecto. ¿recuerdas lo que escribí sobre deberes y metas?
- En una de las primeras entradas de esta serie expliqué lo que es la procrastinación: hacer algo que no es lo más importante que deber...
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