08 Procrastinación productiva

-En una de las primeras entradas de esta serie expliqué lo que es la procrastinación: hacer algo que no es lo más importante que deberías estar haciendo. Esta es una tendencia que tenemos algunos, y es muy difícil de evitar.

Somos muy buenos engañándonos a nosotros mismos, y aunque sabemos que hay otras cosas que deberíamos hacer, podemos justificar fácilmente incluso dos horas perdidas navegando sin rumbo por Internet (necesito despejarme un poco y no va a ser tanto tiempo y además lo que me falta puedo hacerlo en media hora y seguro que en este sitio descubro nuevas ideas y…).

Si fuéramos seres racionales, usaríamos una lista de tareas priorizadas con estimaciones de tiempo y haríamos lo más importante que pudiéramos hacer en el tiempo disponible, y luego lo siguiente, y lo siguiente… Pero insisto, no somos seres racionales. Al menos, yo no lo soy.

Sin embargo, no todo está perdido para los procrastinadores. Si no vas a dejar de procrastinar, al menos puedes hacerlo de manera inteligente. Hay dos maneras en las que puedes aprovechar tu capacidad de autoengañarte en tu favor:

Haz otra cosa útil

Os recuerdo que el procrastinador no es perezoso. No deja de hacer lo que debe para tumbarse a la bartola, sino para hacer algo que no debe. Bien, si vas a procrastinar, al menos procura que al final del rato hayas conseguido algo.

Supongamos que tienes que hacer un informe trimestral, preparar una presentación y redactar una propuesta. El informe es para el viernes, pero no te motiva nada así que lo vas dejando. Seguro que acabarás haciéndolo e jueves por la tarde. En ese caso, en lugar de ver vídeos divertidos en YouTube o comprobar si están en Facebook cada uno de tus compañeros del instituto, puedes dedicarte a la presentación o la propuesta. Tu informe sigue sin progresar, pero al menos has avanzado en las otras tareas. Tal vez incluso consigas terminarlas.

Funciona. Aunque parezca increíble, el procrastinador está más que dispuesto a trabajar si eso le permite justificar el por qué no está haciendo lo que debe.

Crea prioridades falsas

Otra manera de engañarte a ti mismo es subir artificialmente la importancia de una tarea poco gratificante, pero que realmente no tienes que hacer en este momento, para procrastinar haciendo lo que sí debes.

Me explico. Supongamos que lo que deberías hacer es preparar el informe trimestral, pero no eres capaz de obligarte a empezar con ello. Plantéate entonces que tu tarea más importante es preparar la presentación. Agóbiate con todo lo que ello conlleva, empieza a pensar que en realidad puedes buscar los datos y las imágenes más tarde, explícate por qué justo ahora no tienes por qué ponerte con la presentación… y verás cómo el informe se hace más atractivo.

Tienes que hacer un pequeño esfuerzo para no caer en otras tareas “equivocadas”, pero la barrera para empezar con la que era tu tarea bloqueante se habrá reducido mucho. Parece increíble que uno se pueda engañar a sí mismo de una manera tan tonta, pero funciona. Ya que eres tan fácilmente manipulable, al menos aprovéchalo en tu beneficio.

Cambia tus hábitos

No todas las cosas que haces mientras procrastinas son igual de perjudiciales. Si te dedicas a jugar al buscaminas o al WOW, no estás haciendo nada bueno para ti. Pero si estás leyendo blogs, al menos hay una posibilidad de que aprendas algo útil.

Por eso una buena práctica es cambiar tus actividades inútiles o perjudiciales por otras más provechosas. Sigues sin hacer lo que debes, pero al menos haces algo que te servirá en el futuro. Algunas ideas: escribir un blog, leer blogs o noticias relacionadas con tu actividad profesional, hacer presentaciones en powerpoint, usar las funciones avanzadas de Office para hacer algo nuevo con un documento o una hoja de cálculo, leer noticias en inglés… -

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08 Procrastinación productiva

De Borja Prieto en BLOG DESENCADENADO

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HA ENTRADO EN el BLOG/ARCHIVO de VRedondoF. Soy un EMPRESARIO JUBILADO que me limito al ARCHIVO de lo que me voy encontrando "EN LA NUBE" y me parece interesante. Lo intento hacer de una forma ordenada/organizada mediante los blogs gratuitos de Blogger. Utilizo el sistema COPIAR/PEGAR, luego lo archivo. ( Solo lo INTERESANTE según mi criterio). Tengo una serie de familiares/ amigos/ conocidos (yo le llamo "LA PEÑA") que me animan a que se los archive para leerlo ellos después. Los artículos que COPIO Y PEGO EN MI ARCHIVO o RECOPILACIÓN (cada uno que le llame como quiera) , contienen opiniones con las que yo puedo o no, estar de acuerdo. Cuando incorporo MI OPINION, la identifico CLARAMENTE, con la unica pretension de DIFERENCIARLA del articulo original.

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07 La zona

-Si una parte de tu trabajo es creativa, como por ejemplo escribir, programar o diseñar, probablemente sepas ya qué es la zona. Es ese estado en el que estás rindiendo al 100%, con todos los sentidos puestos en el proceso creativo, el resultado de tu trabajo es excelente y las horas pasan sin sentir. Cuando terminas, te das cuenta de que estás muy cansado, aunque cinco minutos antes no fueras consciente de ello.

Si lo has experimentado alguna vez, sabes de qué estoy hablando.

Cuando programaba, no era infrecuente ponerme a trabajar a las 8, entrar en la zona a las 9 y que a las 2 de la tarde tuvieran que decirme que era la hora de comer. Programar es una tarea que requiere una gran concentración. Normalmente estás manejando varias variables a la vez en tu cabeza, tienes presente la lógica de lo que estás programando, a la vez estás teniendo en cuenta otras cuatro o cinco funciones que afectan directamente al resultado de tu trabajo… si eres capaz de manejar todo a la vez, consigues ser muy productivo, y probablemente disfrutes con ello. Si no consigues entrar en la zona, tu trabajo es penoso y el resultado de mala calidad.

Entrar en la zona es difícil. Necesitas al menos 15 o 30 minutos para conseguir ese estado de concentración. Pero salir es muy fácil: basta una interrupción de 10 segundos para que todo se venga abajo. Por eso, si tu entorno de trabajo presenta interrupciones constantes (entendiendo por constantes al menos una interrupción en cada media hora), es imposible que alcances la zona.

También requiere condiciones físicas adecuadas. La juventud influye, pero también la salud: unas horas de sueño adecuadas, evitar las sustancias estimulantes como la cafeína y un puesto de trabajo ergonómico ayudan a entrar y permanecer en la zona.

¿Necesitas trabajar en la zona? Si estás leyendo esto, lo más probable es que sí, al menos en algunos proyectos o algunas fases de los proyectos. No tienes que estar en la zona para revisar unas facturas o hacer un presupuesto, pero sí para cualquier trabajo creativo o que requiera un gran esfuerzo mental.

¿Y qué tiene esto que ver con la productividad? Sencillamente, cada hora de trabajo en la zona puede ser equivalente a un día de trabajo fuera de ella. Y en algunos casos trabajar en la zona puede ser la única manera de conseguir un resultado excelente, y hay algunas cosas que o son excelentes o es preferible no hacerlas.

A partir de la semana que viene, cuando entremos en las técnicas, veremos cómo conseguir entrar en la zona y cómo permanecer en ella. Incluso, si tienes empleados en una oficina, cómo organizar el espacio de trabajo para facilitar que tus empleados creativos trabajen en la zona. -

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07 La zona

De Borja Prieto en BLOG DESENCADENADO

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06 Factores que condicionan tu productividad II

-Como ya explicamos en la última entrega, el problema de la productividad con tareas “ingratas” es muy diferente al de las tareas creativas. En este caso el objetivo es obligarte a ti mismo a hacer cosas que no te apetecen.

Y es que, en la mayor parte de los casos, tenemos cosas más tentadoras que las tareas obligatorias. ¿Qué puedes hacer entonces para crear un entorno en el que mejore tu productividad con estas tareas?

Pon música entretenida. Aquí el objetivo no es concentrarte, sino todo lo contrario: ocupar tu mente lo suficiente como para que soporte mejor estar haciendo una actividad aburrida como puntear una lista de apuntes contables, ordenar unos ficheros, reportar las horas imputadas a un proyecto…
Mantén un entorno de trabajo ordenado. Si eres un desastre como yo, al menos compra unas cuantas cajas baratas y archiva con el método “a bulto”. Cuando por fin te has decidido a hacer algo, lo que no puede pasarte es que tengas que buscar un documento y pierdas media hora hasta que decidas que ya lo harás otro día, o cambies de actividad para pasar a la importante tarea de ordenar y clasificar.
Ten todo a mano. Organiza tu entorno de trabajo para que no tengas que estar moviéndote cada vez que necesitas un lápiz o un documento. En un mundo ideal, los documentos están escaneados e indexados en tu ordenador. Pero como no vivimos en un mundo ideal, al menos asegúrate que no puedes poner la excusa de “ahora no puedo hacer esto, porque no tengo X. Ya si eso mañana lo busco y me pongo…” Porque mañana, en el improbable caso de que hayas encontrado X, descubrirás que te falta Y y tendrás otra excusa para no trabajar.
Trabaja en un entorno cómodo. Se trata de no añadir penalidades a las propias de la tarea. Si hace demasiado calor o demasiado frío, si la silla es incómoda, si no hay luz suficiente, vas a tener una buena excusa para abandonar la tarea cuanto antes.
Haz descansos frecuentes. Aquí sí es de utilidad la técnica pomodoro, o algo similar. Se trata de compartimentar los esfuerzos, de manera que tu progreso sea evidente: “en esta media hora he conseguido contabilizar 20 facturas” y esto sirva de motivación para seguir con la tarea en otro intervalo de tiempo similar. Fragmentar los tiempos sirve también para hacer las tareas menos intimidantes: es más fácil empezar si sabes que solo tienes que dedicar 30 minutos a contabilizar facturas que si te enfrentas a toda una mañana de papeleo.
Trabaja en un sitio público. Otra aplicación de lo de engañarte a ti mismo. En lugar de cerrar las puertas, colócate a la vista de otras personas. Es mucho más difícil perder el tiempo viendo vídeos de gatitos en YouTube si sabes que te están mirando. Si trabajas desde casa, te merecerá la pena ir a un café o una biblioteca para trabajar. Verás cómo solo por demostrar que estás ocupado acabarás haciendo ese informe que tenías pendiente.
Usa un calendario o una lista en papel. Si tienes un calendario, o una lista de tareas en papel, puedes coger un rotulador e ir tachando las cosas ya hechas. Puede parecer una simpleza, pero ese acto produce una satisfacción inmediata porque te ayuda a representar de manera gráfica tu avance. Y ya de paso, te recuerda lo que todavía no has hecho.

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Por qué fallan los sistemas de productividad personal
Procrastinación y acrasia
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Herramientas para mejorar la productividad

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06 Factores que condicionan tu productividad II

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Define tus metas

“Nunca se es demasiado mayor para definir otra meta o tener otro sueño.” ~ C.S. Lewis

En 1953 se realizó una encuesta a un conjunto de estudiantes de la Universidad de Yale, en la que se incluían las siguiente preguntas: ¿Has definido tus metas? ¿Las has escrito? ¿Tienes algún plan para lograrlas? Un 84% de los estudiantes no tenía definida ninguna meta, un 13% sí las tenía pero no las había escrito, y un 3% las había escrito y tenía un plan de acción.

En 1973, 20 años más tarde, se comprobó el progreso que habían hecho aquellos alumnos, y las diferencias resultaron asombrosas. El grupo del 13% que tenía objetivos definidos aunque no escritos, tenía el doble de ingresos, de media, que el grupo del 84% que aseguraba no tener metas. Pero lo más increíble fue que el grupo del 3% que había escrito sus objetivos estaba ganando, de media, diez veces más que el 97% restante (1).

Se han hecho muchos estudios e investigaciones que demuestran una relación directa entre la definición de metas y la ejecución de tareas. Resumiendo, definir metas hace que dirijamos nuestras acciones y esfuerzos hacia lo que queremos conseguir, ayudan a que nuestro cerebro desarrolle estrategias para alcanzarlas, y nos empujan a ser constantes y persistentes.

Una meta es lo que una persona trata de conseguir, hacia lo que van dirigidas sus acciones. Aunque lo que queramos lograr sea difícil, parece que el hecho de visualizarlo, definirlo y planificarlo influye de forma importante en nuestro comportamiento y supone, en sí mismo, un fuerte estímulo que ayuda a su consecución. Esperar a que simplemente sucedan las cosas no suele dar muy buen resultado.

¿Cómo debes definir tus metas?

Una meta puede considerarse también un sueño con una fecha límite. Las metas más interesantes son aquellas en las que coinciden nuestros deseos y nuestras capacidades. Hemos de tratar de centrarnos en aquello que nos apasiona y en lo que somos buenos, dejando a un lado cualquier posible obstáculo de tiempo, dinero u obligaciones. Un deseo no escrito seguirá siendo un sueño. Hay que escribirlo para convertirlo en un objetivo.

Define metas que supongan un reto, que te obliguen a salir de tu zona de confort. Los objetivos difíciles, al contrario de lo que pueda parecer, generan más concentración y tienen más posibilidades de lograrse. Eso sí, deben ser realistas y estar al alcance de tus capacidades. Deben ser posibles.
Define metas muy concretas. Cuanto más específicas sean, más fácil será para tu cerebro desarrollar una estrategia para alcanzarlas. Deben tener una fecha límite y se deben poder medir de alguna manera. ¿Cómo sabrás que lo has conseguido?

Comparte tus metas con otras personas. Es difícil conseguir algo uno sólo. Establece (si no las tienes ya) relaciones con personas que puedan apoyarte y ayudarte. A veces aparecen oportunidades simplemente por el hecho de decir lo que quieres.

Y, por último, no te rindas. Transformar un sueño en realidad requiere determinación, mucho trabajo y disciplina.
¹ Investigación descrita en el libro Nunca comas sólo, de Keith Ferrazzi y Tahl Raz

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Define tus metas

de Blog de FacileThings

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Sí al Inbox a cero, porque No Existe Productividad sin Control

Mi amigo Berto Pena, con quien habitualmente comparto muchos puntos de vista sobre productividad personal, publicaba recientemente un artículo titulado “No al ‘Inbox a cero’, sí al Email inteligente” con el que discrepo bastante, no en la esencia pero sí en el planteamiento, ya que este último choca frontalmente tanto con mi experiencia personal como con los principios de la metodología GTD.

David Torné seguía profundizando en el tema unos días más tarde con su “Decálogo para no morir ahogado por el email“, haciendo una serie de interesantes propuestas, mucho más en la línea de GTD, que sin duda pueden ayudar a paliar el problema pero que, en mi opinión, siguen sin atacar realmente a las verdaderas causas del mismo y, por tanto, no lo resuelve.
El email es una herramienta útil, creo que en eso coincidimos todos. El problema es el abuso y el mal uso que se hace del email y que se traduce en que muchas personas reciban una cantidad ingente de correos diarios que consumen buena parte de su tiempo, energía y atención.
Si el uso incorrecto del email se traduce en un exceso de correos que nos absorben y alejan de otras cosas más importantes, lo lógico parece no prestarles más atención de la estrictamente necesaria para así poder prestar esa atención a lo que realmente la merece. Como teoría está bien y en esa línea van las propuestas de Berto y David. Sin embargo, en la práctica, este planteamiento no acaba de funcionar.
Y no acaba de funcionar porque el problema no son los correos en sí, ni que recibamos muchos o pocos, ni que sean importantes, urgentes o irrelevantes. El verdadero problema es que cada correo es un “frente abierto”, es decir, algo sobre lo que tendrás que tomar una decisión antes o después. Es el “significado potencial” de cada correo que recibes lo que te intranquiliza y estresa. ¿Y si es importante? ¿Y si es urgente? ¿Y si es de mi jefe que quiere algo para ya?
Un Inbox lleno de correos es una bomba en potencia, algo que puede explotarte en cualquier momento. Mientras no sepas que hay ahí realmente, no te olvidarás del email, por muchos filtros automáticos que uses. Seguirán siendo “cosas pendientes” que, quieras o no quieras, ya tienen tu atención, porque sabes que están ahí.
El principio básico de GTD es “presta atención a lo que ya tiene tu atención“. Sólo haciendo esto serás capaz de liberarla para poder dedicarla a otras cosas. Si tu atención está dispersa, si no estás concentrado en lo que estás haciendo en ese momento, jamás tendrás una mente como el agua y será difícil que rindas a tu máximo potencial.
Por eso GTD es una metodología que busca proporcionarte control y perspectiva, para que disfrutes de esa “intuición formada” que te permite decidir con confianza, en cada momento, qué hacer y qué no hacer.
Procesar el Inbox en GTD no requiere horas, ni mucho menos. Incluso con un volumen muy elevado de correos al día, digamos 300 por poner una cifra, estaríamos hablando de menos de una hora diaria. ¡Menos de una hora para tener tu Inbox bajo absoluto control!
Sí, es cierto, el Inbox se volverá a llenar tan pronto lo vacíes. Así son las cosas. Pero también comes habitualmente a pesar de saber que volverás a tener hambre en unas horas, ¿no?
Procesar [el Inbox] en GTD no es lo que la gente suele llamar “procesar”. Procesar no es hacer. Es simplemente ir abriendo los correos uno a uno, empezando por el primero y terminando por el último, y para cada uno decidir si ese email requiere que se haga algo con él o no. Si no hace falta hacer nada con él, lo puedes tirar, archivar o dejar “incubando” para más adelante en tu lista “algún día/tal vez”. Si hace falta hacer algo con él y te va a llevar menos de 2 minutos, hazlo. Si te va a llevar más de 2 minutos, mira a ver si puedes delegarlo y delégalo y, si no puedes, anota lo que tienes que hacer con él en tu lista de próximas acciones, o en tu agenda, para hacerlo más adelante.
Yo recibo bastante email, cerca de 200 correos diarios. En el pasado he llegado a recibir más del doble. Desde que uso GTD te puedo asegurar que mi Inbox queda a cero tres veces al día y que no dedico más de 10 segundos de media a procesar un mensaje, es decir, un total de media hora al día a procesar el Inbox, unos 10 minutos cada vez que lo proceso.
A cambio tengo absoluta certeza de saber lo que implican mis decisiones cuando decido qué hago y qué no hago, con la tranquilidad de saber que no hay ninguna “bomba” escondida en mi Inbox que me va a explotar cuando menos lo espero.
Prestar atención tres veces al día durante 10 minutos a mi Inbox me permite poder dedicar mi atención a cualquier otra cosa el resto del día. Porque al vaciar mi Inbox recupero el control que me permite ser productivo.
Porque, no lo olvides, no existe productividad sin control.

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