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Enviado por Manuel Gross el 30 / 04 / 2009 a las 17 : 18 Use los datos que tiene Por Jorge Pereira Hay un dicho oriental ...
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Cómo escribir los “correos-tarea” de forma eficaz
¿Cuántas cosas pides por Email al cabo del día? Tareas, encargos, modificaciones, solicitudes, órdenes directas… ¿Eres claro y eficaz a la hora de escribir ese tipo especial de correos? Cuando buscas una respuesta rápida, cuando quieres que la otra persona priorice bien tu correo, cuando esperas que haga esa tarea cuanto antes, es fundamental saber escribir esos «correos-tarea».
Para la mayoría el Email sigue siendo la mejor forma (la única) de organizar el trabajo en equipo. Pero a la hora de redactar los correos-tarea fallan estrepitosamente. Son largos, dan rodeos, incluyen órdenes confusas y no ayudan a la otra persona a empezar bien la tarea. Saber escribir un buen correo-tarea es empezar a hacer bien esa tarea antes incluso de que la otra persona reciba el encargo.
A priori puede parecer una mala idea: es un correo extra que me podría ahorrar. Pero en el fondo estamos fomentando la claridad, la buena priorización, y poniéndoselo más fácil a la otra persona. Al final comprenderá mejor todo el trabajo que hay que hacer y lo atenderá a su debido momento.
Redáctalo al final y sobre todo procura que sea muy descriptivo. Debe ayudar a la otra persona a interpretar qué hay detrás de ese mensaje sin tener incluso que abrirlo.
Invertir unos pocos segundos en pensar ese Asunto supone una respuesta más adecuada de la otra persona, un mejor trabajo en equipo, un uso eficaz del Email y más agilidad a la hora de procesar peticiones.
Para la mayoría el Email sigue siendo la mejor forma (la única) de organizar el trabajo en equipo. Pero a la hora de redactar los correos-tarea fallan estrepitosamente. Son largos, dan rodeos, incluyen órdenes confusas y no ayudan a la otra persona a empezar bien la tarea. Saber escribir un buen correo-tarea es empezar a hacer bien esa tarea antes incluso de que la otra persona reciba el encargo.
#1 Piensa antes de empezar a escribir
Escribir un correo no es un ejercicio de catarsis. No se trata de volcar tus pensamientos o poner palabras a tu espíritu atormentado. Se trata de incluir sólo la información y detalles imprescindibles para hacer esa tarea. Antes de teclear como un poseso párate unos segundos para decidir: a) qué quieres pedir o encargar realmente; b) qué información necesita la otra persona para hacerlo.#2 Incluye la tarea en la primera línea
Fundamental detalle. Elimina los prolegómenos, las palabras introductorias y vete directo al grano: “Necesito que hagas…”; “quiero que cambies…”; “te escribo porque necesitamos retocar…” Por supuesto sé cortés, sé amable, sé buen compañero. Pero por el amor de Dios, ¡sé directo! Vete al grano desde la primera línea. Conseguirás que la otra persona comprenda bien lo que hay que hacer y ambos perderéis mucho menos tiempo.#3 Imponte una limitación de caracteres
Como si estuvieras en Twitter, imagina que a la hora de escribir tienes una férrea limitación de caracteres. Nuestra tendencia es siempre a escribir en exceso. Si pienso que sólo puedo escribir 100 escribiré 150. Pero si no pienso nada y me dejo llevar por el “swing” de mi tecleo al final escribiré 1.000. Dos o tres lineas son suficientes para la mayoría de los correos que escribes al cabo del día.#4 Incluye siempre las tres palabras clave
Para evitar dar rodeos y caer en la imprecisión, asegúrate que tus correo-tarea siempre incluyen estas tres palabras clave. Son como las especificaciones de tu tarea:- Qué: define y expresa la tarea en una línea y empieza siempre por ahí.
- Cuándo: ayúdale a interpretar el grado de prioridad que tiene esa tarea.
- Cómo: instrucciones y detalles para completar esa tarea.
#5 Si hay varios puntos sepáralos claramente
Si el correo es extenso tal vez deberías valorar otras alternativas más directas y a la larga más eficaces: una minireunión, una llamada de teléfono… Pero si lo quieres hacer por escrito y tienes que escribir varios puntos, sepáralos claramente. Mediante puntos, mediante epígrafes con titulillos descriptivos… cualquier recurso es bueno con tal de no apelotonar los distintos pasos y que tu orden o petición llegue alta y clara.#6 Si hay varias tareas sepáralas en correos
Un error bastante extendido: mezclar varias tareas diferentes con distintas prioridades en un mismo correo. Esto fomenta la confusión, la mala priorización y la ofuscación en la otra persona. Salvo que esas tareas estén estrechamente relacionadas entre sí, o deban hacerese en cadena, sepáralas en correos distintos.A priori puede parecer una mala idea: es un correo extra que me podría ahorrar. Pero en el fondo estamos fomentando la claridad, la buena priorización, y poniéndoselo más fácil a la otra persona. Al final comprenderá mejor todo el trabajo que hay que hacer y lo atenderá a su debido momento.
#7 Redacta el Asunto al final
Para mí es el 80% de un correo-tarea. Es el titular de la noticia y la síntesis que resume tanto lo que hay que hacer como cuándo hay que hacerlo (prioridad). Somos pésimos redactores de Asuntos: ambiguos y generales, poco descriptivos y detallados, no ayudan a la tarea que estamos pidiendo o encargando.Redáctalo al final y sobre todo procura que sea muy descriptivo. Debe ayudar a la otra persona a interpretar qué hay detrás de ese mensaje sin tener incluso que abrirlo.
Invertir unos pocos segundos en pensar ese Asunto supone una respuesta más adecuada de la otra persona, un mejor trabajo en equipo, un uso eficaz del Email y más agilidad a la hora de procesar peticiones.
Una “checklist” para recordar estas cosas
Tal vez al leer todas estas claves hayas asentido, te hayan parecido razonables y hasta evidentes. El problema es que con el ritmo frenético del día a día, y más cuando nos zambullimos en el Inbox, nos olvidamos de todas estas cosas. A mí, hasta que me acostumbré a hacerlo de forma natural, me ayudó tener un post-it junto al monitor con estas claves. A modo de checklist me ayudaba a redactar mejor los correos-tarea que enviaba a otras personas.Cómo escribir los “correos-tarea” de forma eficaz
La historia de cómo un cajero automático acabó con tu mala memoria
Estaba deseando inaugurar esta categoría:modelos que funcionan. La idea es la siguiente, te traigo soluciones técnicas, tecnológicas u organizativas que te encuentras todos los días y te explico en qué puedes reutilizarlo.
En esta primera entrada además, el protagonista eres tú. Te voy a contar cómo un cajero automático acabó con tu mala memoria.
Cuando lo comprobaste por ti mismo
Un día cualquiera, hoy, puede que mañana u otro día, necesitabas ir a por dinero al cajero. Además esta vez fuiste con ganas porque estabas deseando comprobar una cosa que habías leído en un blog en internet.
Con una sonrisita introdujiste tu tarjeta, tu código secreto y le dijiste al cajero cuánto querías sacar. ¡Ah, se acercaba el momento! Pulsaste operación finalizada y esbozaste una sonrisita.
Tal y como te habían contado, el cajero te da primero la tarjeta y luego el dinero.
Te preguntaste cómo no lo habías visto antes o a decir verdad, por qué lo habías visto todos los días y no habías sido capaz de aprovecharte de de ello. Pero hagamos un flashback, vuelve al día en que leíste eso en un blog.
El concepto
Si no coges la tarjeta, no te doy el dinero. Esta es la técnica infalible para que nunca te olvides tu tarjeta. Cuando te aproximas a un cajero tu objetivo (a veces con urgencia) es obtener dinero. Para ello necesitas la tarjeta pero no la percibes en ese momento como imprescindible.
Resultado: si lo primero que saliese del cajero fuese dinero, una buena parte de las veces te habrías ido dejándote la tarjeta. Lo cual, a largo plazo, no te gusta.
Aquí diferenciamos dos agentes: tú, el cliente; y el que creó el cajero, el diseñador. El diseñador es sensato, calculador y frío. Tú eres imprevisible, presionado por la prisa y no siempre con la cabeza despejada.
Por lo tanto el diseñador recurre a una técnica: las funciones obligadas. Es decir algo que tienes que llevar a cabo (recoger la tarjeta) para conseguir tu objetivo (el dinero). De este modo tú no necesitas acordarte de la tarjeta para llevartela a casa.
Cuándo se emplea
Las funciones obligadas te sirven para forzarte a pasar por un trámite que de otro modo olvidarías con facilidad. En lugar de dártelo inmediatamente, te impide acceder a lo que deseas y te obliga a hacer algo antes. Cuánto más difícil sea la condición, más estarás obligado a aceptarla.
Tú como diseñador
Eres diseñador cuando planificas, cuando defines tus objetivos y cuando piensas fríamente. Cuando miras a la báscula y te ves con algunos kilillos de más las intenciones son todas buenas. “Voy a hacer esto y lo otro…” Es en ese momento de convencimiento cuando debes actuar. Es el momento idóneo porque tienes fresco en tu cabeza el número de la báscula. Si dejas la acción para después con toda seguridad le restarás importancia.
Tú como cliente
Eres cliente prácticamente el resto del tiempo. Incluso a veces se agrava. Cuando te despiertas eres “muy” cliente, cuando llegas a la oficina, o cuando llegas a casa y no tienes aparentemente nada que hacer. Eres cliente en todo momento en que, o bien por falta de memoria o bien de voluntad, tienes todas las papeletas de caer en un vicio rápido. En los ejemplos anteriores podría ser dormir 20 minutos más, olvidarte de lo que tenías que hacer sin falta a primera hora o encender la tele porque es lo más grande y visible del salón.
La idea general es configurar tu entorno como diseñador, frío y pausado de modo que te obligues a evitar lo que harías mal como cliente.
Poniéndolo en práctica
Ahora bien, necesitas saber qué quieres y qué no quieres obligarte a hacer. No cometas el error de malutilizar esta nueva capacidad obligándote a hacer cosas que no quieres realmente.
Si vas a hacer imposible que tu despertador se apague (al menos desde la cama). Asegúrate de que, como mínimo, el cabreo que te puedas causar mañana es menor a las consecuencias de levantarse demasiado tarde.
Sino el principio es simple. Apóyate en reflejos que ya tienes para introducir condiciones previas. Algunos pueden resultar un poco inefectivos o excesivos al principio pero resultarán de una ayuda extraordinaria en situaciones de cambio. Por ejemplo, con la vuelta al trabajo en Septiembre se justifica el que la primera semana alejes tu despertador de tu alcance.
4 ejemplos más para ilustrarte:
- 1. Esconder las llaves de casa encima/debajo de los papeles que tienes que llevarte mañana cuando salgas.
- 2. Pon la silla de la oficina en una esquina y pon encima el material necesario para tu primera tarea de mañana.
- 3. Para aislarte del ordenador pega un post-it en el medio de la pantalla / saca el ratón de tu alcance / desenchúfalo y sácalo de tu alcance.
- 4. Tira el libro que te quieras leer en tu sitio favorito para ver la tele.
Además, esto también funciona con lo que tú quieres para otros. Sólo que aquí las condiciones que provoques se te achacarán todas a ti. Procura que sirva de recordatorio, o en otras palabras, que incluso viéndolo la persona no va a rechazar la tarea que le sugieres.
Siendo poco agresivo puedes lograr que tus hijos se cepillen los dientes todas las noches simplemente poniéndoles el cepillo y la pasta encima de la cama. Si sólo hacía falta recordárselo cuando lo vean, lo harán.
Dicho esto me encantará saber qué cosas que os olvidáis con frecuencia y cómo vais a solucionarlo con una función obligada. Empezando por mi, debo admitir que empleo constantemente el ejemplo 4 y además no paro de poner papeles encima del teclado.
¿Y tú qué vas a solucionar con una función obligada?
La historia de cómo un cajero automático acabó con tu mala memoria
de Técnicas de Organización
9 feb 2011 por Iago Fraga
Entrevista a Berto Pena, ThinkWasabi: “La tecnología sólo vale si sabes utilizarla”
Esta semana retomamos el pulso en AnexoM con una entrevista a uno de los actores de la blogosfera más influyentes y qué más ha modificado los hábitos de trabajo de muchos de nosotros. Se trata de Berto Pena, que en su blog ThinkWasabi nos enseña a aprovechar nuestro tiempo y ser lo más productivos posibles. No se trata del tiempo que pasamos trabajando o qué tecnología utilizamos, sino encontrar los mecanismos para que en el mismo tiempo el trabajo realizado sea de mejor calidad.En primer lugar agradecer a Berto su amabilidad con los lectores de AnexoM al acceder a contestar a nuestras preguntas. Para nosotros es un placer poder contar con un referente de la blogosfera y una de las personas que personalmente me mortifican más con sus post, en los que me veo a veces reflejado y me mortifico como un ser improductivo. Uno de los últimos post que escribiste, “7 formas de morir con la Multitarea” es uno de los que más enseñanzas positivas he encontrado. Pero en fin es momento de empezar con las preguntas.
- Comenzamos hablando de tu blog, ThinkWasabi. ¿Cómo surge la idea de su creación y cómo acaba por convertirse en el blog de referencia sobre el tema de la productividad?
Con los años el blog dio un giro: dejé de hablar de novedades del mundo Mac para hablar de lo que entonces (y ahora) me interesa: la Productividad y la Gestión Personal. Creo que un blog personal, que es lo que en realidad es ThinkWasabi, debe hablar de los intereses y temas de su responsable. Yo soy mi primer lector.
- ¿Qué tráfico tiene el blog? ¿Número de usuarios?
- También tienes un Centro de Formación Online en Productividad, “EresProductivo”. ¿En qué consiste este proyecto? ¿Qué acogida está teniendo entre el público?
Buena parte de mi actividad consiste en dar cursos, charlas y seminarios en empresas sobre cómo mejorar la organización, la gestión del tiempo y la Productividad Personal. Sin ser naturalmente lo mismo con la formación online llego a más gente y con más variedad de formatos: teleclases, libros electrónicos, un curso semanal tipo podcast… Me permite “evangelizar” sobre Productividad aprovechando los medios y la flexibilidad que ofrece Internet. Las dos facetas de mi trabajo me divierten, me permite ampliar mi audiencia y ambos formatos son perfectamente complementarios.
- Siguiendo con otras vías de comunicación, también tienes un libro llamado “Gestiona mejor tu vida” ¿Cómo van las ventas? ¿Qué podemos encontrar en este libro?
Con el libro pretendía principalmente dos cosas: a) Escribir sobre un tema sobre el que en castellano hay muy pocos libros (salvo contadas traducciones de autores anglosajones); y b) Contar la Productividad de un modo didáctico, para todo el mundo, huyendo de tecnicismos. Y además contarlo en primera persona, desde la experiencia que yo mismo viví. Experimenté tantos y tan buenos cambios en mi vida personal y profesional que “tenía que contarlo”. Empecé a hacerlo con el blog pero pronto me di cuenta que no quería dar brochazos sino que quería pintar un cuadro. Por eso me decidí a escribirlo.
Estoy muy orgulloso del resultado. Escribir un libro de la nada es una de las experiencias más divertidas, complicadas y gratificantes que hay.
- Además de todo esto, también das charlas e impartes seminarios, ¿ha descendido la demanda de este tipo de formación con la llegada de la crisis? Con el descenso de la actividad económica las empresas y los autónomos no tienen tanto trabajo y la productividad quizás no es tan valorada, ¿has notado estas cuestión?
- En otro orden de cosas, nos gustaría saber tu opinión como experto sobre algunas cuestiones. ¿Se es más productivo con Mac, Windows o Linux? ¿Se puede ser productivo con cualquiera de ellos o se gestiona mejor el tiempo y el trabajo con alguno en especial?
Ciñéndome a tu pregunta diría que en mi caso (recalco lo de “mi” caso) soy más productivo con Mac. Porque me olvido de la tecnología (siempre funciona) para volcarme en los resultados. En ese sentido la tecnología que utilizo me facilita el trabajo, estimula mi creatividad, acelera mis avances. Pero, insisto, sin buenos hábitos de uso cualquier aparato, sistema operativo o aplicación es igual de mala.
- Lo mismo podríamos decir de la suite ofimática, ¿Ms Office, iWorks, OpenOffico o Lotus Symphony? ¿Con cuál de ellas seríamos más productivos?
- El correo electrónico hoy en día se convierte en un trabajo más dentro de nuestras labores profesionales, ¿cuál es tu cliente de correo favorito, si tienes alguno, para gestionarlo? ¿Tienen sentido hoy en día los clientes de correo electrónico?
El problema (insisto una vez más) no está en la aplicación, sino en nuestros pésimos hábitos a la hora de gestionar nuestro correo: lo abrimos nada más llegar a la oficina, lo chequeamos cada dos por tres, activamos los notificadores de correo nuevo, no sabemos redactar correos y un larguísimo etcétera. El correo es uno de los problemas de productividad más graves que sufre el profesional de hoy en día. Y va en aumento.
- Otra de las dudas que tengo en lo que respecta a la productividad es el salto del software a la nube, ¿se puede ser productivo trabajando en la nube? ¿qué ganamos y qué perdemos con esta alternativa?
- Por último una de las cuestiones en las que tengo bastantes dudas es la cuestión de las redes sociales. ¿Se puede ser productivo utilizando Facebook o Twitter? ¿Nos ayuda a recuperar la concentración en los momentos de descanso entre tareas echar un vistazo rápido a nuestro muro o timeline?
Si no sé dónde está mi límite, qué propósito tienen en mi vida/trabajo esas redes sociales, qué me aportan, cuánto tiempo les puedo-debo dedicar, etc., entonces serán un grandísimo problema para mi productividad (mi tiempo, mi energía, mi concentración…).
Saber utilizarlas (con tus hábitos) es la clave, no sólo de las redes sociales sino de cualquier rincón de Internet en el que te muevas. Al final, en temas de Productividad, siempre decides tú. Y si te falta tiempo, echas horas pero no ves resultados, no te des la vuelta buscando a alguien para echarle la culpa.
Desde AnexoM queremos agradecerte de nuevo tu amabilidad a la hora de contestar nuestras preguntas y felicitarte por tu estupendo trabajo. Nos ayudas a todos a ser más eficientes con tus consejos, aunque a veces nos sea complicado vencer nuestras inercias y ponerlos en práctica.
En AnexoM | Extensiones de OpenOffice para mejorar la productividad
Entrevista a Berto Pena, ThinkWasabi: “La tecnología sólo vale si sabes utilizarla”
Mis 3 reglas de oro para disparar tu Organización
A menudo me encuentro con personas descontentas con su Organización. Casi todas dicen y se amparan en la frase “soy un desastre total” para no intentar, ni lo más mínimo, un pequeño cambio que suponga una gran mejora.
Y ésa es la clave: no hay que volver a nacer para mejorar las cosas. Basta con realizar algunos pequeños cambios.
Ser “organizado” no tiene nada que ver con ser un maniático, un robot automatizado o verse sometido por rutinas aburridas. Consiste en aprovecharte de una serie de sencillísimos y prácticos hábitos que te hacen la vida y el trabajo mejor.
Por ser organizado no hay medallas pero sí grandes premios: cada día eres más eficiente, te anticipas a los problemas, te vuelcas en las cosas importantes, no te rompes la cabeza con tonterías y haces más en menos tiempo.
Tres son mis hábitos-reglas favoritos para empezar a construir una sólida Organización Personal. Y empezar con ellos no puede ser más fácil. Siempre que quieras, claro está.
1 - Planificar
Que esta palabra no te eche para atrás. Para “planificar” no hay que ser un fenómeno jugando al Stratego ni un friki de los detalles. ¿Alguna vez has hecho una fotografía? Pues en eso consiste planificar. Es tan sencillo como componer la escena, encuadrar y disparar la foto de todo lo que tienes por delante, para distribuir mejor tu tiempo, tus tareas, tus recursos.
Planificar es buenísimo. A mí personalmente no me gusta nada hacerlo pero me encantan los resultados que me da: esquivas dificultades y obstáculos, detectas (y separas) las tareas más importantes de las pequeñas, y empiezas a trabajar con más ritmo e intensidad.
Esa “foto” que tú mismo compones es como el mapa del camino que tienes que recorrer: todo está más claro y avanzas con más agilidad y seguridad.
Tres pistas elementales para conseguir una buena planificación:
A) Diaria y Semanal. Cada día haz la foto del día siguiente. Destina los últimos 10-15 minutos de tu jornada para componer el mapa del día siguiente. Y los viernes, a última hora, organiza y distribuye las tareas, actividades, compromisos, eventos y citas de la semana próxima. No lo tomes como una “molestia” sino como parte del éxito el día o de la semana siguiente.
B) Constancia. Los resultados de una buena planificación se ven con la regularidad y un ritmo constante. Para conseguirlo fija en tu agenda momentos para esa planificación. Como si de una reunión inamovible se tratara, ponlo así: cada día de 18:45-19:00 hago la planificación de mañana. Y cada viernes, de 18:45-19:00 la de la semana que viene.
C) Herramienta. No te compliques la vida con software demasiado avanzado. Hay trillones de aplicaciones chulísimas que no valen para nada. Empieza por algo que no te cueste: un trozo de papel. Luego ya irás viendo tus necesidades.
2 Capturar
Piensa unos momentos en un día normal tuyo. En tu trabajo y en tu vida personal se generan montones de tareas, datos, noticias… información en general. ¿Dónde pones todo eso? Tener un lugar-herramienta que centralice toda esa información te facilita las cosas y dispara tu capacidad de organización. A la hora de encontrarlo o a la hora de planificarlo, apenas necesitas unos segundos para volver sobre ello.
Algunas personas utilizan una sencilla libreta (o la clásica Moleskine) y otros una aplicación (tipo Evernote) que tienen sincronizada entre sus ordenadores y su móvil.
Elijas lo que elijas, yo te recomiendo seguir estas tres pistas elementales para una buena captura:
A) Agilidad. Anotar o recoger cualquier cosa en tu sistema de organización tiene que ser muy rápido y muy cómodo. Que casi no te cueste esfuerzo y por supuesto que no te de pereza hacerlo.
B)Movilidad. Tiene que ir contigo porque la necesidad de anotar o consultar algo puede surgir en un taxi, en una reunión o frente a tu monitor.
C)Estructura. Tareas, datos, detalles, enlaces… Mantener una mínima estructura coherente y sencilla, y saber buscar bien, es imprescindible para volver con rapidez sobre toda esa información. Asegúrate que tu sistema de captura garantiza todo ello.
3 Simplificar
Yo desde pequeño fui un desastre organizativo. Todo manga por hombro y todo a última hora. Empecé a cambiar hace no mucho, y aunque me queda mucho camino por recorrer, mi Organización de hoy en día me permite hacer más cosas con menos esfuerzo. Me ha hecho mejor.
El verdadero cambio lo noté cuando me tomé en serio eso de “simplificar”. Esto es, prescindir de lo que sobra para volcarme en las cosas que más y mejores resultados me dan.
Tres pistas elementales para lograr una buena simplificación que refuerce tu Organización:
A)Puesto de trabajo. Tu mesa, tu ordenador, tu entorno de trabajo son clave a la hora de encontrar esa eficiencia organizativa. Ten a mano lo que más utilices y quita del medio el resto; utiliza un rincón (bandeja o caja) para todos los documentos que entran; y almacena o tira (recicla) todo lo que no valga. No tengas compasión.
B)Herramientas. Probamos, instalamos y utilizamos montones de utilidades y aplicaciones. ¿Todas te valen? ¿Todas te sirven para algo? En lugar de aligerarnos el trabajo ellas mismas son un trabajo. Sé consecuente y actúa así: a) prescinde de aquéllas que no te sirvan de verdad; b) unifica todas las que puedas en una misma; c) piensa que menos es mejor y si no suma, entonces resta.
C)Tareas y Compromisos. El que cada día tengas que “jugar al Tetris” muchas veces tiene que ver con un exceso de grasa en forma de tareas y compromisos que te vuelven más lento y torpe y te complican la existencia. Simplificarlos (reduciendo, comprimiendo o eliminando) supone mejorar tu Organización y centrarte en las actividades más relevantes.
¿No sabes por dónde empezar? ¿Tres reglas te parecen demasiadas? Entonces empieza por una Planificación diaria y sigue con el resto. Sin prisas.
Hoy mismo empieza a desarrollar el hábito de planificar cada día y poco a poco irás viendo los resultados. No tengas prisa por mejorar porque tienes mucho tiempo por delante.
Su mejor Base de Datos es su Sistema de Contabilidad
Use los datos que tiene
Por Jorge Pereira
Hay un dicho oriental antiguo que dice que "todo está a tu alrededor", el cual es tremendamente verdadero. En muchas ocasiones los gerentes de mercadeo, gerentes de venta o los propietarios quieren conocer algunos datos que no saben cómo conseguirlos.
Por Jorge Pereira Hay un dicho oriental antiguo que dice que "todo está a tu alrededor", el cual es tremendamente verdadero. En muchas ocasiones los gerentes de mercadeo, gerentes de venta o los propietarios quieren conocer algunos datos que no saben cómo conseguirlos.
Van de un departamento a otro y terminan duplicando la captura de datos, con la consiguiente pérdida de tiempo y dinero, desperdiciando el poder de la información existente obligatoriamente en toda empresa.
Lo primero es entender que existe una diferencia entre "datos" e "información". Los datos no tienen sentido por sí mismo, pueden ser un número o una letra. La organización, clasificación y análisis de los datos es lo que constituye información.
Lo primero es entender que existe una diferencia entre "datos" e "información". Los datos no tienen sentido por sí mismo, pueden ser un número o una letra. La organización, clasificación y análisis de los datos es lo que constituye información.
Bases de Datos
El término "base de datos" es un término de computación, pero se puede aplicar a la forma en que los datos son catalogados, archivados y usados. Cualquier colección de datos que se relacione y se agrupe como un todo, es una base de datos. Un tarjetero con nombres y números de teléfonos, o un archivador de metal con registros de los clientes son bases de datos.
Pese a ello, un tarjetero o un librito de direcciones no hacen una base de datos. La forma en que la información es organizada es lo que verdaderamente hace una base de datos. Objetos como gabinetes de metal o libros de direcciones solo ayudan a organizar la información. Los programas de Bases de Datos son solamente una de esas ayudas.
Aunque en 1945 Vammer Bush instituyó los conceptos básicos de unSistema de Manejo de Base de Datos (DBMS), la limitada capacidad de las computadoras de su tiempo le impidieron seguir con la idea. Los primeros computadores no hacían diferencia entre datos y programas de instrucciones.
El modelo más en uso en para estos programas es el llamado Sistema de Manejo de Bases de Datos Relacional, definido en 1970 por E.F. Codd de la IBM. Muchos de estos programas, llamados Bases de Datos Relacional, traen lenguajes capaces de desarrollar complejas aplicaciones, por programadores experimentados. Algunas bases de datos incluyen generadores automáticos de programas.
En 1975 Wayne Rattlif desarrolla un programa de Base de Datos para microcomputadoras, con el nombre de Vulcan, en honor al héroe de la serie de TV Viaje a las Estrellas (Star Trek). Este programa fue conocido como Dbase, nombre que le puso la empresa Ashton Tate, que se hizo cargo del mercadeo del programa. Dbase, desde su introducción se convirtió en el estándar de las bases de datos para microcomputadoras, permitiendo a las Medianas y Pequeñas empresas la automatización de su información a un costo accesible. Hoy existe numerosos de estos programas que administran datos, todos basadas en los conceptos enunciados anteriormente.
Sistemas de Información
Un Sistema de Información Gerencial es normalmente un conjunto de programas y personas, que manejan, adecuadamente y en forma coordinada. Como toda empresa tiene actualmente al menos una computadora es sencillo organizar un Sistema de Información.
La administración de datos se utiliza por lo general y básicmaente para manejar las funciones contables requeridas por una empresa incluyendo Facturación, Control de Inventarios, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Planillas, Activos Fijos, y Mayor General.
Para que un Sistema de Información Gerencial sea verdaderamente útil, debe automatizar completamente la administración de datos de una empresa, además de los procesos contables.
Debe ser capaz de emitir órdenes de compra, organizar las órdenes de procesos de inventarios, administrar y controlar las cuentas por cobrar, y las cuentas por pagar. Debe ser capaz, además, de automatizar las planillas, registros y depreciación de activos fijos, llevar control presupuestario, y emitir Balance de Comprobación, Estados de Resultados y el Balance General.
Como la mayoría de los datos de las empresas se generan por medio de órdenes de compra, emisión de facturas, cheques y en general documentación llamada contable, de esta se pueden obtener gran cantidad de información y obtener reportes de resultados de las ventas, proyecciones de las mismas, ya sea por vendedor, sector o clientes. Incontable información proveniente de los datos contables pueden servir para las decisiones de mercadeo y ventas de las empresa.
Los diferentes módulos de un Sistema de Contabilidad eficiente permite obtener numerosos reportes, dando a los Gerentes la información necesaria para la toma de decisiones. Algunas características que se considera en todos los Programas de Contabilidad eficientes son:
Facturación:
Debe permitir la automatización del proceso de ventas, emitiendo las facturas. Los precios, impuestos y otros cargos especiales deben calcularse automáticamente.
Control de Inventarios:
A partir de la emisión de la Factura , los Inventarios deben poder actualizarse automáticamente. Esto es descargarse del Inventario la mercadería vendida, manteniendo de est modo un registro exacto de las existencias, con el valor unitario y global, tanto por productos, por grupos de productos y por bodegas.
Cuentas por Cobrar:
A partir de la emisión de Facturas, en caso de ser de créditos, el Sistema debe ser capaz de automatizar el manejo de los auxiliares de Cuentas a Cobrar. El Sistema debe emitir Estados de Cuentas a Clientes, Estados de Antigüedad de Saldos por cliente y totales.Cuentas por Pagar:
Organizar y automatizar el proceso de Cuentas por Pagar es función de todo Sistema Contable Mecanizado. Debe estar preparado de tal manera que agilice el programa de pagos, permitiendo aprovecharse de descuentos por pronto pago. Debe permitir la preparación y anticipación de Flujos de Efectivo.
Planillas:
Un módulo de Planillas debe calcular automáticamente las deducciones de Seguro Social, Impuesto de Renta, Deducciones de Préstamos, etc. Debe además llevar registros completos de los empleados, con fecha de ingresos, estado civil, cargas, y otros datos, requeridos por la Legislación.
Activos Fijos:
Este módulo debe hacer los cálculos periódicos de depreciación de todos los Activos Fijos: Maquinaria y Equipos, Terrenos, Edificios, Mobiliario y Equipo. Una vez ingresados los Activos, fecha de compra y su valor inicial, el sistema debe estar preparado para automatizar los cálculos de depreciación utilizando alguno de los métodos aceptados contablemente. Los Reportes de Activos Fijos, con indicación de los diferentes datos requeridos, deben ser obtenidos de este módulo.
Mayor General:
Esta es la parte central de todo Sistema Contable. Debe automatizar el proceso contable, desde el ingreso de transacciones individuales, hasta la producción instantánea de los Estados Financieros: Balance General, Balance de Comprobación y Estados de Resultados.
Interacción de los Módulos:
Todos los módulos deben estar diseñados para interconectarse con los otros. La Facturación debe actualizar automáticamente Inventarios y Cuentas por Cobrar. Las Ordenes de Compra y Facturas de Proveedores deben actualizar Cuentas a Pagar e Inventarios. El Mayor General, por su lado debe actualizarse sin necesidad de ingresos manuales, tediosos y generadores de errores.
Intercambio Electrónico de Datos
La Internet , una tecnología para conectar diferentes tipos de computadoras y redes de computadoras, permite extender el concepto de Sistemas de Información Gerencial a terrenos más amplios. Esto es interconectar diferentes Sistemas Gerenciales de diferentes empresas y organizaciones involucradas en transacciones comerciales, de diferentes continentes.
El EDI (Electronic Data Interchange), sistema que utiliza diferentes protocolos en la Internet , permite el intercambio de datos entre computadoras de empresas proveedoras, clientes, bancos, vendedores y otros organismos, haciendo posible transacciones a nivel nacional e internacional. Estas transacciones incluyen el pago por medio de tarjetas de crédito/débito, transferencias bancarias y otras formas aceptadas por las partes involucradas en las transacciones.
De hecho, cuando se compra un libro en Amazon, y se paga con una tarjeta de crédito directamente o por medio de terceros (Paypal, por ejemplo), se está utilizando el concepto de EDI. Desde que hago mi compra por Internet, hasta que recibo el libro en mi casa de habitación, son una serie de sistemas gerenciales que se han interconectado para que la transacción completa se haya realizado. Esto naturalmente incluye a los bancos que acreditaron dineros y los debitaron en forma totalmente electrónica.
Conclusión
Una gran parte, por no decir toda, la información necesaria para la toma de decisiones de una empresa, se encuentra en la información contable.
La contabilidad muchas veces es totalmente olvidada por los Gerentes Generales, Gerentes de Mercadeo, Presidentes y otros ejecutivos de las empresas. Consideran, en forma totalmente equivocada, que los datos que a diario ingresan los encargados del departamento contabilidad, no tiene relevancia para sus actividades.
Los SIG y los EDI no son algo imposible de implementar en una empresa Pequeña o Mediana. De seguro todos los elementos necesarios se encuentren operando en el sistema contable automatizado que está utilizando la empresa, para manejar la contabilidad.
Es solo cuestión de hacer una integración de los mismos, para aprovecharse de las oportunidades que brindan las tecnologías informáticas y telemáticas.
Es una lástima ver la forma en que se desaprovecha el poder de las computadoras y la inversión que se ha hecho en ellas, principalmente por desconocimiento y despreocupación.
Jorge Pereira
Consultor en administración y mercadeo, más de 30 años de experiencia en consultoría y capacitación de personal, desarrollo estrategias de automatización de negocios, comercio electrónico y diseño de sitios Web. Consultor en administración y mercadeo. Amplia experiencia gerencial preparando y desarrollando planes que lleven a las empresas a su expansión, fortalecimiento de su posición financiera. Su experiencia incluye más de 30 años en consultoría y capacitación de personal. Ha conducido más de 100 seminarios de Mercadeo Directo Integrado, Merchandising, Telemercadeo, Ventas, Computación, Telecomunicaciones e Internet, en diversos países de Latino América. Creador de cursos de aprendizaje por Internet (e-learnxing) y de libros electrónicos de mercadeo. Ha desarrollado estrategias de automatización de negocios, comercio electrónico y diseño de sitios Web. Pionero en esta actividad edita actualmente en el Web de Internet: mercadeo.com (Revista Digital de Mercadeo) y nexolatino.com (Conexión de Negocios Latina). Representante en Costa Rica de IESC International Executive Service Corps. Presidente de la ASIBEELI, Asociación Iberoamericana de Editores Electrónicos Independientes. Socio Fundador de JP&A Consultores, empresa de asesoría y capacitación. País de residencia: Uruguay.
Los SIG y los EDI no son algo imposible de implementar en una empresa Pequeña o Mediana. De seguro todos los elementos necesarios se encuentren operando en el sistema contable automatizado que está utilizando la empresa, para manejar la contabilidad.
Es solo cuestión de hacer una integración de los mismos, para aprovecharse de las oportunidades que brindan las tecnologías informáticas y telemáticas.
Es una lástima ver la forma en que se desaprovecha el poder de las computadoras y la inversión que se ha hecho en ellas, principalmente por desconocimiento y despreocupación.
Jorge Pereira
Consultor en administración y mercadeo, más de 30 años de experiencia en consultoría y capacitación de personal, desarrollo estrategias de automatización de negocios, comercio electrónico y diseño de sitios Web. Consultor en administración y mercadeo. Amplia experiencia gerencial preparando y desarrollando planes que lleven a las empresas a su expansión, fortalecimiento de su posición financiera. Su experiencia incluye más de 30 años en consultoría y capacitación de personal. Ha conducido más de 100 seminarios de Mercadeo Directo Integrado, Merchandising, Telemercadeo, Ventas, Computación, Telecomunicaciones e Internet, en diversos países de Latino América. Creador de cursos de aprendizaje por Internet (e-learnxing) y de libros electrónicos de mercadeo. Ha desarrollado estrategias de automatización de negocios, comercio electrónico y diseño de sitios Web. Pionero en esta actividad edita actualmente en el Web de Internet: mercadeo.com (Revista Digital de Mercadeo) y nexolatino.com (Conexión de Negocios Latina). Representante en Costa Rica de IESC International Executive Service Corps. Presidente de la ASIBEELI, Asociación Iberoamericana de Editores Electrónicos Independientes. Socio Fundador de JP&A Consultores, empresa de asesoría y capacitación. País de residencia: Uruguay.
