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01 Por qué fallan los sistemas de productividad personal





Os voy a confesar que soy un perezoso. Sí, un tío que además de su trabajo “normal” escribe aquí dos o tres veces por semana, que ha publicado un libro, que va habitualmente a eventos como Iniciador, que crea cosas como Scrumbiz y que dedica horas a ponerlo en práctica… es un perezoso. Lo que sucede es que soy un perezoso fracasado. Un perezoso con aficiones que otros valoran. Un falso productivo.

Me explico.

Aviso: rollo autobiográfico (te lo puedes saltar si vas con prisa)

Todo empezó en el colegio. Yo sacaba buenas notas sin esforzarme, por lo que no desarrollé hábitos de estudio. Pocas veces en toda mi vida de estudiante dediqué más de una hora a hacer los deberes, y esas pocas veces cuando era algo extraordinario como escribir un cuento. Jamás estudié para un examen salvo el día antes.
Y como me iba bien y no perdía dos o tres horas haciendo deberes, dedicaba mi tiempo a cosas como leer mucho, leer revistas científicas, mirar cositas por el microscopio, jugar con el Quimicefa (el bueno, el que tenía experimentos divertidos)… Obviamente, con todo esto las notas mejoraban, pero yo no lo consideraba trabajo. Y la ventaja de leer mucho es que aprendes a leer rápido, y simplemente eso te hace mucho más eficiente.
Tener buena memoria ayuda, sobre todo si tienes una vida sencilla como la de estudiante. En mi época no había agendas escolares, de modo que teníamos que acordarnos de cosas como entregar las notas firmadas, si había que llevar un material para plástica, o la fecha del examen de matemáticas. Yo a menudo fallaba en esto, básicamente porque no apuntaba nada y mi cabeza estaba en otras cosas. Pero por lo general no había consecuencias negativas.
El problema es que en la Universidad, en algunas asignaturas al menos, había que estudiar. Y yo no estaba preparado. Así que suspendí un par de asignaturas, y tuve que programar mi esfuerzo para aprobarlas. Pero como fue algo excepcional, en general seguí sin hacer nada más que esperar a los dos o tres últimos días antes del examen, encerrarme a estudiar como un loco, y pasar a otra cosa una vez aprobada la asignatura. De nuevo, el hecho de no apuntar nada me jugó algunas pasadas como llegar a un examen justo cuando acababa de terminar.
Pero saqué la carrera, y como no le dedicaba mucho tiempo al estudio, podía dedicar muchas horas a programar (mi primer dinero lo gané con un jueguecito para el Spectrum que envié a una revista). Nuevamente, esto de la informática no era trabajo, y por supuesto no tenía ningún sistema para ser más productivo, ni en los estudios ni con los ordenadores.
Una vez en el mundo laboral, he compaginado un trabajo en horario completo con cosas como aprobar unas oposiciones, traducir un libroescribir otro, desarrollar aplicaciones para pequeños negocios, dar clases en una universidad, escribir un blog… pero nuevamente sin método, confiando en mi memoria y simplemente dedicando tiempo a cosas que me apetecía hacer y que a mi no me sonaban como trabajo (aunque para otros lo fuera). Pero la vida de adulto es mucho más complicada que la de estudiante, hay que recordar muchas más cosas, las consecuencias de no cumplir con todas tus obligaciones son más serias, tienes menos tiempo libre y más presión para hacer más en ese tiempo…
Uno piensa que necesita aprovechar mejor el tiempo, y que sería fantástico tener una forma de no olvidar sus compromisos. Y entonces descubre los sistemas de productividad, hace algún curso de gestión del tiempo, investiga sobre el GTD, prueba herramientas, sistemas… y nada de esto funciona.

Por qué no funcionan los sistemas de productividad

Lo cierto es que para ser precisos debería decir por qué no funcionan con gente como yo: caóticos, con mil ideas y mil proyectos empezados, curiosos, vagos, acostumbrados a tener éxito con poco esfuerzo…
La clave es que todos los sistemas de productividad personal requieren disciplina. Clasificar los inputs según llegan, elaborar y mantener listas de tareas, etiquetar, crear proyectos y contextos que sirvan de base para las tareas, priorizar, consultar el sistema antes de hacer nada… todo esto requiere un esfuerzo y una disciplina que seguro que acaba rindiendo. Pero precisamente los que más necesitamos de la ayuda de un sistema de productividad personal somos los que carecemos de disciplina.
Aumentar la productividad aplicando GTD es como aprobar estudiando. Claro que lo consigues, pero no tiene gracia. Ojo, si eres de los que en el colegio o en la universidad era capaz de hacer esquemas de cada tema y de ponerse a estudiar dos horas cada día aunque no hubiera examen en el horizonte, entonces seguro que algo como el GTD te es muy útil. Puedes dejar de leer esto y empezar a seguir a José Miguel Bolívar.
Pero si eres un vago como yo, aplicar un sistema de productividad va a ser misión imposible. Podrías intentar cambiar. Hacer un curso, usar una de las infinitas aplicaciones de listas de tareas, comprar una agenda… pero la cruda realidad es que lo único que vas a conseguir es perder el tiempo investigando métodos, probando herramientas e intentando aplicar los últimos consejos que has leído por ahí.
Para que eso funcionara tendrías que cambiar radicalmente de forma de ser. No digo que no se pueda, digo que normalmente el esfuerzo es tan grande y la recompensa está tan lejos que lo normal es abandonar antes de haber conseguido resultados.
Por eso, si eres indisciplinado, si cambias de intereses cada dos por tres, si eres de los que olvidan citas, si trabajas muchas horas pero no sabes en qué se te va el tiempo, si tu idea de archivar un documento es echarlo en un cajón con otro montón de papeles… entonces sí que te interesa seguir la serie sobre técnicas de productividad personal que voy a ir explicando durante las próximas semanas.
Este es el plan (a un tema por semana)
Conceptos
Procrastinación y acrasia
Deberes y metas
La zona
Técnicas
Cambia tu humor
Condiciones externas (sueño, entorno, ruido)
Scrum for One
Engáñate a ti mismo
Procrastinación productiva
Herramientas -
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Otras entradas de "Productividad para holgazanes"

  1. Por qué fallan los sistemas de productividad personal
  2. Procrastinación y acrasia
  3. Deberes y metas
  4. Engáñate a ti mismo
  5. Factores que condicionan tu productividad
  6. Factores que condicionan tu productividad II
  7. La zona
  8. Procrastinación productiva
  9. Scrum para uno
  10. Herramientas para mejorar la productividad
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Por qué fallan los sistemas de productividad personal




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 HA ENTRADO EN el BLOG/ARCHIVO de VRedondoF. Soy un EMPRESARIO JUBILADO que me limito al ARCHIVO de lo que me voy encontrando "EN LA NUBE" y me parece interesante. Lo intento hacer de una forma ordenada/organizada mediante los blogs gratuitos de Blogger. Utilizo el sistema COPIAR/PEGAR, luego lo archivo. ( Solo lo  INTERESANTE según mi criterio). Tengo una serie de familiares/ amigos/ conocidos (yo le llamo "LA PEÑA") que me animan a que se los archive para leerlo ellos después. Los artículos que COPIO Y PEGO EN MI ARCHIVO o RECOPILACIÓN (cada uno que le llame como quiera) , contienen opiniones con las que yo puedo o no, estar de acuerdo. Cuando incorporo MI OPINION, la identifico CLARAMENTE, con la unica pretension de DIFERENCIARLA del articulo original. 
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Más que trabajar duro, trabaja con inteligencia



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Cómo escribir los “correos-tarea” de forma eficaz



¿Cuántas cosas pides por Email al cabo del día? Tareas, encargos, modificaciones, solicitudes, órdenes directas… ¿Eres claro y eficaz a la hora de escribir ese tipo especial de correos? Cuando buscas una respuesta rápida, cuando quieres que la otra persona priorice bien tu correo, cuando esperas que haga esa tarea cuanto antes, es fundamental saber escribir esos «correos-tarea».

Para la mayoría el Email sigue siendo la mejor forma (la única) de organizar el trabajo en equipo. Pero a la hora de redactar los correos-tarea fallan estrepitosamente. Son largos, dan rodeos, incluyen órdenes confusas y no ayudan a la otra persona a empezar bien la tarea. Saber escribir un buen correo-tarea es empezar a hacer bien esa tarea antes incluso de que la otra persona reciba el encargo.

#1 Piensa antes de empezar a escribir
Escribir un correo no es un ejercicio de catarsis. No se trata de volcar tus pensamientos o poner palabras a tu espíritu atormentado. Se trata de incluir sólo la información y detalles imprescindibles para hacer esa tarea. Antes de teclear como un poseso párate unos segundos para decidir: a) qué quieres pedir o encargar realmente; b) qué información necesita la otra persona para hacerlo.
#2 Incluye la tarea en la primera línea
Fundamental detalle. Elimina los prolegómenos, las palabras introductorias y vete directo al grano: “Necesito que hagas…”; “quiero que cambies…”; “te escribo porque necesitamos retocar…” Por supuesto sé cortés, sé amable, sé buen compañero. Pero por el amor de Dios, ¡sé directo! Vete al grano desde la primera línea. Conseguirás que la otra persona comprenda bien lo que hay que hacer y ambos perderéis mucho menos tiempo.
#3 Imponte una limitación de caracteres
Como si estuvieras en Twitter, imagina que a la hora de escribir tienes una férrea limitación de caracteres. Nuestra tendencia es siempre a escribir en exceso. Si pienso que sólo puedo escribir 100 escribiré 150. Pero si no pienso nada y me dejo llevar por el “swing” de mi tecleo al final escribiré 1.000. Dos o tres lineas son suficientes para la mayoría de los correos que escribes al cabo del día.
#4 Incluye siempre las tres palabras clave
Para evitar dar rodeos y caer en la imprecisión, asegúrate que tus correo-tarea siempre incluyen estas tres palabras clave. Son como las especificaciones de tu tarea:
  • Qué: define y expresa la tarea en una línea y empieza siempre por ahí.
  • Cuándo: ayúdale a interpretar el grado de prioridad que tiene esa tarea.
  • Cómo: instrucciones y detalles para completar esa tarea.
#5 Si hay varios puntos sepáralos claramente
Si el correo es extenso tal vez deberías valorar otras alternativas más directas y a la larga más eficaces: una minireunión, una llamada de teléfono… Pero si lo quieres hacer por escrito y tienes que escribir varios puntos, sepáralos claramente. Mediante puntos, mediante epígrafes con titulillos descriptivos… cualquier recurso es bueno con tal de no apelotonar los distintos pasos y que tu orden o petición llegue alta y clara.
#6 Si hay varias tareas sepáralas en correos
Un error bastante extendido: mezclar varias tareas diferentes con distintas prioridades en un mismo correo. Esto fomenta la confusión, la mala priorización y la ofuscación en la otra persona. Salvo que esas tareas estén estrechamente relacionadas entre sí, o deban hacerese en cadena, sepáralas en correos distintos.
A priori puede parecer una mala idea: es un correo extra que me podría ahorrar. Pero en el fondo estamos fomentando la claridad, la buena priorización, y poniéndoselo más fácil a la otra persona. Al final comprenderá mejor todo el trabajo que hay que hacer y lo atenderá a su debido momento.
#7 Redacta el Asunto al final
Para mí es el 80% de un correo-tarea. Es el titular de la noticia y la síntesis que resume tanto lo que hay que hacer como cuándo hay que hacerlo (prioridad). Somos pésimos redactores de Asuntos: ambiguos y generales, poco descriptivos y detallados, no ayudan a la tarea que estamos pidiendo o encargando.
Redáctalo al final y sobre todo procura que sea muy descriptivo. Debe ayudar a la otra persona a interpretar qué hay detrás de ese mensaje sin tener incluso que abrirlo.
Invertir unos pocos segundos en pensar ese Asunto supone una respuesta más adecuada de la otra persona, un mejor trabajo en equipo, un uso eficaz del Email y más agilidad a la hora de procesar peticiones.
Una “checklist” para recordar estas cosas
Tal vez al leer todas estas claves hayas asentido, te hayan parecido razonables y hasta evidentes. El problema es que con el ritmo frenético del día a día, y más cuando nos zambullimos en el Inbox, nos olvidamos de todas estas cosas. A mí, hasta que me acostumbré a hacerlo de forma natural, me ayudó tener un post-it junto al monitor con estas claves. A modo de checklist me ayudaba a redactar mejor los correos-tarea que enviaba a otras personas.
postit-email-tareas

Cómo escribir los “correos-tarea” de forma eficaz



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La historia de cómo un cajero automático acabó con tu mala memoria


Estaba deseando inaugurar esta categoría:modelos que funcionan. La idea es la siguiente, te traigo soluciones técnicas, tecnológicas u organizativas que te encuentras todos los días y te explico en qué puedes reutilizarlo.
En esta primera entrada además, el protagonista eres tú. Te voy a contar cómo un cajero automático acabó con tu mala memoria.

Cuando lo comprobaste por ti mismo

Un día cualquiera, hoy, puede que mañana u otro día, necesitabas ir a por dinero al cajero. Además esta vez fuiste con ganas porque estabas deseando comprobar una cosa que habías leído en un blog en internet.
Con una sonrisita introdujiste tu tarjeta, tu código secreto y le dijiste al cajero cuánto querías sacar. ¡Ah, se acercaba el momento! Pulsaste operación finalizada y esbozaste una sonrisita.
Tal y como te habían contado, el cajero te da primero la tarjeta y luego el dinero.
Te preguntaste cómo no lo habías visto antes o a decir verdad, por qué lo habías visto todos los días y no habías sido capaz de aprovecharte de de ello. Pero hagamos un flashback, vuelve al día en que leíste eso en un blog.

El concepto

Si no coges la tarjeta, no te doy el dinero. Esta es la técnica infalible para que nunca te olvides tu tarjeta. Cuando te aproximas a un cajero tu objetivo (a veces con urgencia) es obtener dinero. Para ello necesitas la tarjeta pero no la percibes en ese momento como imprescindible.
Resultado: si lo primero que saliese del cajero fuese dinero, una buena parte de las veces te habrías ido dejándote la tarjeta. Lo cual, a largo plazo, no te gusta.
Aquí diferenciamos dos agentes: tú, el cliente; y el que creó el cajero, el diseñador. El diseñador es sensato, calculador y frío. Tú eres imprevisible, presionado por la prisa y no siempre con la cabeza despejada.
Por lo tanto el diseñador recurre a una técnica: las funciones obligadas. Es decir algo que tienes que llevar a cabo (recoger la tarjeta) para conseguir tu objetivo (el dinero). De este modo tú no necesitas acordarte de la tarjeta para llevartela a casa.

Cuándo se emplea

Las funciones obligadas te sirven para forzarte a pasar por un trámite que de otro modo olvidarías con facilidad. En lugar de dártelo inmediatamente, te impide acceder a lo que deseas y te obliga a hacer algo antes. Cuánto más difícil sea la condición, más estarás obligado a aceptarla.

Tú como diseñador

Eres diseñador cuando planificas, cuando defines tus objetivos y cuando piensas fríamente. Cuando miras a la báscula y te ves con algunos kilillos de más las intenciones son todas buenas. “Voy a hacer esto y lo otro…” Es en ese momento de convencimiento cuando debes actuar. Es el momento idóneo porque tienes fresco en tu cabeza el número de la báscula. Si dejas la acción para después con toda seguridad le restarás importancia.

Tú como cliente

Eres cliente prácticamente el resto del tiempo. Incluso a veces se agrava. Cuando te despiertas eres “muy” cliente, cuando llegas a la oficina, o cuando llegas a casa y no tienes aparentemente nada que hacer. Eres cliente en todo momento en que, o bien por falta de memoria o bien de voluntad, tienes todas las papeletas de caer en un vicio rápido. En los ejemplos anteriores podría ser dormir 20 minutos más, olvidarte de lo que tenías que hacer sin falta a primera hora o encender la tele porque es lo más grande y visible del salón.

La idea general es configurar tu entorno como diseñador, frío y pausado de modo que te obligues a evitar lo que harías mal como cliente.

Poniéndolo en práctica

Ahora bien, necesitas saber qué quieres y qué no quieres obligarte a hacer. No cometas el error de malutilizar esta nueva capacidad obligándote a hacer cosas que no quieres realmente.
Si vas a hacer imposible que tu despertador se apague (al menos desde la cama). Asegúrate de que, como mínimo, el cabreo que te puedas causar mañana es menor a las consecuencias de levantarse demasiado tarde.
Sino el principio es simple. Apóyate en reflejos que ya tienes para introducir condiciones previas. Algunos pueden resultar un poco inefectivos o excesivos al principio pero resultarán de una ayuda extraordinaria en situaciones de cambio. Por ejemplo, con la vuelta al trabajo en Septiembre se justifica el que la primera semana alejes tu despertador de tu alcance.

4 ejemplos más para ilustrarte:

  • 1. Esconder las llaves de casa encima/debajo de los papeles que tienes que llevarte mañana cuando salgas.
  • 2. Pon la silla de la oficina en una esquina y pon encima el material necesario para tu primera tarea de mañana.
  • 3. Para aislarte del ordenador pega un post-it en el medio de la pantalla / saca el ratón de tu alcance / desenchúfalo y sácalo de tu alcance.
  • 4. Tira el libro que te quieras leer en tu sitio favorito para ver la tele.

Además, esto también funciona con lo que tú quieres para otros. Sólo que aquí las condiciones que provoques se te achacarán todas a ti. Procura que sirva de recordatorio, o en otras palabras, que incluso viéndolo la persona no va a rechazar la tarea que le sugieres.
Siendo poco agresivo puedes lograr que tus hijos se cepillen los dientes todas las noches simplemente poniéndoles el cepillo y la pasta encima de la cama. Si sólo hacía falta recordárselo cuando lo vean, lo harán.
Dicho esto me encantará saber qué cosas que os olvidáis con frecuencia y cómo vais a solucionarlo con una función obligada. Empezando por mi, debo admitir que empleo constantemente el ejemplo 4 y además no paro de poner papeles encima del teclado.
¿Y tú qué vas a solucionar con una función obligada?

La historia de cómo un cajero automático acabó con tu mala memoria

de Técnicas de Organización 

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Entrevista a Berto Pena, ThinkWasabi: “La tecnología sólo vale si sabes utilizarla”



Esta semana retomamos el pulso en AnexoM con una entrevista a uno de los actores de la blogosfera más influyentes y qué más ha modificado los hábitos de trabajo de muchos de nosotros. Se trata de Berto Pena, que en su blog ThinkWasabi nos enseña a aprovechar nuestro tiempo y ser lo más productivos posibles. No se trata del tiempo que pasamos trabajando o qué tecnología utilizamos, sino encontrar los mecanismos para que en el mismo tiempo el trabajo realizado sea de mejor calidad.
En primer lugar agradecer a Berto su amabilidad con los lectores de AnexoM al acceder a contestar a nuestras preguntas. Para nosotros es un placer poder contar con un referente de la blogosfera y una de las personas que personalmente me mortifican más con sus post, en los que me veo a veces reflejado y me mortifico como un ser improductivo. Uno de los últimos post que escribiste, “7 formas de morir con la Multitarea” es uno de los que más enseñanzas positivas he encontrado. Pero en fin es momento de empezar con las preguntas.
  • Comenzamos hablando de tu blog, ThinkWasabi. ¿Cómo surge la idea de su creación y cómo acaba por convertirse en el blog de referencia sobre el tema de la productividad?
El blog nace de mi vieja pasión por contar y comunicar las cosas. Llevo muchos años escribiendo en Internet y el blog me pareció entonces (2004-2005) un formato perfecto para hablar de mis aficiones y gustos. De cómo la Tecnología y Macintosh en particular podían ayudarte a trabajar mejor.
Con los años el blog dio un giro: dejé de hablar de novedades del mundo Mac para hablar de lo que entonces (y ahora) me interesa: la Productividad y la Gestión Personal. Creo que un blog personal, que es lo que en realidad es ThinkWasabi, debe hablar de los intereses y temas de su responsable. Yo soy mi primer lector.
  • ¿Qué tráfico tiene el blog? ¿Número de usuarios?
Tengo más lectores de los que me merezco y menos de los que me gustaría. Hace unos cuatro o cinco meses que no consulto las visitas a mi blog. Me preocupan otras cosas.
  • También tienes un Centro de Formación Online en Productividad, “EresProductivo”. ¿En qué consiste este proyecto? ¿Qué acogida está teniendo entre el público?
Sí, así es, es otro proyecto distinto. El blog personal es una publicación gratuita donde hablo de Tecnología y Productividad. Mi web profesional (BertoPena.com / EresProductivo.com) es un centro de Formación Online sobre Productividad mayoritariamente de pago, aunque también ofrezco contenidos gratuitos.
Buena parte de mi actividad consiste en dar cursos, charlas y seminarios en empresas sobre cómo mejorar la organización, la gestión del tiempo y la Productividad Personal. Sin ser naturalmente lo mismo con la formación online llego a más gente y con más variedad de formatos: teleclases, libros electrónicos, un curso semanal tipo podcast… Me permite “evangelizar” sobre Productividad aprovechando los medios y la flexibilidad que ofrece Internet. Las dos facetas de mi trabajo me divierten, me permite ampliar mi audiencia y ambos formatos son perfectamente complementarios.

  • Siguiendo con otras vías de comunicación, también tienes un libro llamado “Gestiona mejor tu vida” ¿Cómo van las ventas? ¿Qué podemos encontrar en este libro?
Hace un año que se publicó y me temo que con las ventas no me podré retirar. Pero ha sido una grandísima experiencia. La acogida en general ha sido muy buena… sorprendentemente buena diría yo. No esperaba tanto. Aunque naturalmente hay personas que opinan que es una basura. Es normal, cuando escribes o hablas en público tienes el 50% de posibilidades de que te aplaudan o de que te silben.
Con el libro pretendía principalmente dos cosas: a) Escribir sobre un tema sobre el que en castellano hay muy pocos libros (salvo contadas traducciones de autores anglosajones); y b) Contar la Productividad de un modo didáctico, para todo el mundo, huyendo de tecnicismos. Y además contarlo en primera persona, desde la experiencia que yo mismo viví. Experimenté tantos y tan buenos cambios en mi vida personal y profesional que “tenía que contarlo”. Empecé a hacerlo con el blog pero pronto me di cuenta que no quería dar brochazos sino que quería pintar un cuadro. Por eso me decidí a escribirlo.
Estoy muy orgulloso del resultado. Escribir un libro de la nada es una de las experiencias más divertidas, complicadas y gratificantes que hay.
  • Además de todo esto, también das charlas e impartes seminarios, ¿ha descendido la demanda de este tipo de formación con la llegada de la crisis? Con el descenso de la actividad económica las empresas y los autónomos no tienen tanto trabajo y la productividad quizás no es tan valorada, ¿has notado estas cuestión?
Sí que ha descendido. Yo personalmente lo he notado. En España somos así: en lugar de potenciar y aprovechar lo que ya tenemos en la empresa (formar mejor a los empleados, enseñarles a trabajar mejor, corregir malos hábitos) recortamos cualquier inversión que lleve la palabra “formación”. En otros países es justo al revés. Y es que la forma más sencilla de reinventarse es mejorar lo que ya tienes.
  • En otro orden de cosas, nos gustaría saber tu opinión como experto sobre algunas cuestiones. ¿Se es más productivo con Mac, Windows o Linux? ¿Se puede ser productivo con cualquiera de ellos o se gestiona mejor el tiempo y el trabajo con alguno en especial?
Ninguno de esos sistemas operativos te hace más o menos productivo. La tecnología sólo vale si sabes utilizarla. Es una herramienta, una ayuda, un extra. Sirve para aliviarte, para facilitarte, para mejorarte. Los Hábitos (tus gestos, tus rutinas, tus técnicas) es lo primero y más importante. Y ése es el problema: tenemos Email, gadgets, redes sociales, navegadores, portátiles, blogs, mensajería, iPads, móviles de ultimísima generación… ¿De verdad todo eso te ha hecho mejor? ¿O te ha complicado un poco más la vida?
Ciñéndome a tu pregunta diría que en mi caso (recalco lo de “mi” caso) soy más productivo con Mac. Porque me olvido de la tecnología (siempre funciona) para volcarme en los resultados. En ese sentido la tecnología que utilizo me facilita el trabajo, estimula mi creatividad, acelera mis avances. Pero, insisto, sin buenos hábitos de uso cualquier aparato, sistema operativo o aplicación es igual de mala.

  • Lo mismo podríamos decir de la suite ofimática, ¿Ms Office, iWorks, OpenOffico o Lotus Symphony? ¿Con cuál de ellas seríamos más productivos?
Con una hoja de papel. Mis mejores ideas las sigo teniendo cuando pinto o hago bocetos en una hoja de papel. Las suites ofimáticas sólo las utilizo para dar color al cuadro.
  • El correo electrónico hoy en día se convierte en un trabajo más dentro de nuestras labores profesionales, ¿cuál es tu cliente de correo favorito, si tienes alguno, para gestionarlo? ¿Tienen sentido hoy en día los clientes de correo electrónico?
Utilizo Gmail. Accedo a su página web mediante Chrome. Me gusta su sistema anti-spam, sus opciones de filtros y etiquetas, su agilidad y la posibilidad de acceder a mi correo desde cualquier lugar y dispositivo. Da igual cómo se llame, creo que si una aplicación/solución te ofrece todo eso, es perfecta para la mayoría de los profesionales.
El problema (insisto una vez más) no está en la aplicación, sino en nuestros pésimos hábitos a la hora de gestionar nuestro correo: lo abrimos nada más llegar a la oficina, lo chequeamos cada dos por tres, activamos los notificadores de correo nuevo, no sabemos redactar correos y un larguísimo etcétera. El correo es uno de los problemas de productividad más graves que sufre el profesional de hoy en día. Y va en aumento.
  • Otra de las dudas que tengo en lo que respecta a la productividad es el salto del software a la nube, ¿se puede ser productivo trabajando en la nube? ¿qué ganamos y qué perdemos con esta alternativa?
Cada vez nos movemos más, trabajamos en varios sitios, tenemos varios ordenadores, los equipos de trabajo están más deslocalizados, hay más teletrabajo… ¿Cómo unificas, sincronizas y simplificas el acceso a las herramientas y toda la información de esas personas? Con la nube. En mi caso si encuentro dos aplicaciones que hacen lo mismo siempre optaré por la que esté en la nube. Porque me ofrece movilidad, sincronización y posibilidad de compartir con otras personas.
  • Por último una de las cuestiones en las que tengo bastantes dudas es la cuestión de las redes sociales. ¿Se puede ser productivo utilizando Facebook o Twitter? ¿Nos ayuda a recuperar la concentración en los momentos de descanso entre tareas echar un vistazo rápido a nuestro muro o timeline?
Sí, se puede ser muy productivo utilizando Facebook o Twitter. El problema no son las redes sociales sino el uso que tú les das. Del mismo modo que se puede estar en forma comiendo de vez en cuando algún pastel. Ahora, si me paso todo el día comiendo pasteles terminaré por no poder cruzar por la puerta.
Si no sé dónde está mi límite, qué propósito tienen en mi vida/trabajo esas redes sociales, qué me aportan, cuánto tiempo les puedo-debo dedicar, etc., entonces serán un grandísimo problema para mi productividad (mi tiempo, mi energía, mi concentración…).
Saber utilizarlas (con tus hábitos) es la clave, no sólo de las redes sociales sino de cualquier rincón de Internet en el que te muevas. Al final, en temas de Productividad, siempre decides tú. Y si te falta tiempo, echas horas pero no ves resultados, no te des la vuelta buscando a alguien para echarle la culpa.
Desde AnexoM queremos agradecerte de nuevo tu amabilidad a la hora de contestar nuestras preguntas y felicitarte por tu estupendo trabajo. Nos ayudas a todos a ser más eficientes con tus consejos, aunque a veces nos sea complicado vencer nuestras inercias y ponerlos en práctica.
En AnexoM | Extensiones de OpenOffice para mejorar la productividad



Entrevista a Berto Pena, ThinkWasabi: “La tecnología sólo vale si sabes utilizarla”



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Mis 3 reglas de oro para disparar tu Organización

A menudo me encuentro con personas descontentas con su Organización. Casi todas dicen y se amparan en la frase “soy un desastre total” para no intentar, ni lo más mínimo, un pequeño cambio que suponga una gran mejora. 

Y ésa es la clave: no hay que volver a nacer para mejorar las cosas. Basta con realizar algunos pequeños cambios.

Ser “organizado” no tiene nada que ver con ser un maniático, un robot automatizado o verse sometido por rutinas aburridas. Consiste en aprovecharte de una serie de sencillísimos y prácticos hábitos que te hacen la vida y el trabajo mejor. 

Por ser organizado no hay medallas pero sí grandes premios: cada día eres más eficiente, te anticipas a los problemas, te vuelcas en las cosas importantes, no te rompes la cabeza con tonterías y haces más en menos tiempo.

Tres son mis hábitos-reglas favoritos para empezar a construir una sólida Organización Personal. Y empezar con ellos no puede ser más fácil. Siempre que quieras, claro está.

1 - Planificar

Que esta palabra no te eche para atrás. Para “planificar” no hay que ser un fenómeno jugando al Stratego ni un friki de los detalles. ¿Alguna vez has hecho una fotografía? Pues en eso consiste planificar. Es tan sencillo como componer la escena, encuadrar y disparar la foto de todo lo que tienes por delante, para distribuir mejor tu tiempo, tus tareas, tus recursos.
Planificar es buenísimo. A mí personalmente no me gusta nada hacerlo pero me encantan los resultados que me da: esquivas dificultades y obstáculos, detectas (y separas) las tareas más importantes de las pequeñas, y empiezas a trabajar con más ritmo e intensidad.  

Esa “foto” que tú mismo compones es como el mapa del camino que tienes que recorrer: todo está más claro y avanzas con más agilidad y seguridad.

Tres pistas elementales para conseguir una buena planificación:

       A) Diaria y Semanal. Cada día haz la foto del día siguiente. Destina los últimos 10-15 minutos de tu jornada para componer el mapa del día siguiente. Y los viernes, a última hora, organiza y distribuye las tareas, actividades, compromisos, eventos y citas de la semana próxima. No lo tomes como una “molestia” sino como parte del éxito el día o de la semana siguiente.

      B) Constancia. Los resultados de una buena planificación se ven con la regularidad y un ritmo constante. Para conseguirlo fija en tu agenda momentos para esa planificación. Como si de una reunión inamovible se tratara, ponlo así: cada día de 18:45-19:00 hago la planificación de mañana. Y cada viernes, de 18:45-19:00 la de la semana que viene.


      C) Herramienta. No te compliques la vida con software demasiado avanzado. Hay trillones de aplicaciones chulísimas que no valen para nada. Empieza por algo que no te cueste: un trozo de papel. Luego ya irás viendo tus necesidades.

Capturar

Piensa unos momentos en un día normal tuyo. En tu trabajo y en tu vida personal se generan montones de tareas, datos, noticias… información en general. ¿Dónde pones todo eso? Tener un lugar-herramienta que centralice toda esa información te facilita las cosas y dispara tu capacidad de organización. A la hora de encontrarlo o a la hora de planificarlo, apenas necesitas unos segundos para volver sobre ello.
Algunas personas utilizan una sencilla libreta (o la clásica Moleskine) y otros una aplicación (tipo Evernote) que tienen sincronizada entre sus ordenadores y su móvil.
Elijas lo que elijas, yo te recomiendo seguir estas tres pistas elementales para una buena captura:



      A) Agilidad. Anotar o recoger cualquier cosa en tu sistema de organización tiene que ser muy rápido y muy cómodo. Que casi no te cueste esfuerzo y por supuesto que no te de pereza hacerlo.

      B)Movilidad. Tiene que ir contigo porque la necesidad de anotar o consultar algo puede surgir en un taxi, en una reunión o frente a tu monitor.
      

      C)Estructura. Tareas, datos, detalles, enlaces… Mantener una mínima estructura coherente y sencilla, y saber buscar bien, es imprescindible para volver con rapidez sobre toda esa información. Asegúrate que tu sistema de captura garantiza todo ello.

Simplificar

Yo desde pequeño fui un desastre organizativo. Todo manga por hombro y todo a última hora. Empecé a cambiar hace no mucho, y aunque me queda mucho camino por recorrer, mi Organización de hoy en día me permite hacer más cosas con menos esfuerzo. Me ha hecho mejor.

El verdadero cambio lo noté cuando me tomé en serio eso de “simplificar”. Esto es, prescindir de lo que sobra para volcarme en las cosas que más y mejores resultados me dan.
Tres pistas elementales para lograr una buena simplificación que refuerce tu Organización:

      A)Puesto de trabajo. Tu mesa, tu ordenador, tu entorno de trabajo son clave a la hora de encontrar esa eficiencia organizativa. Ten a mano lo que más utilices y quita del medio el resto; utiliza un rincón (bandeja o caja) para todos los documentos que entran; y almacena o tira (recicla) todo lo que no valga. No tengas compasión.

      B)Herramientas. Probamos, instalamos y utilizamos montones de utilidades y aplicaciones. ¿Todas te valen? ¿Todas te sirven para algo? En lugar de aligerarnos el trabajo ellas mismas son un trabajo. Sé consecuente y actúa así: a) prescinde de aquéllas que no te sirvan de verdad; b) unifica todas las que puedas en una misma; c) piensa que menos es mejor y si no suma, entonces resta.

      C)Tareas y Compromisos. El que cada día tengas que “jugar al Tetris” muchas veces tiene que ver con un exceso de grasa en forma de tareas y compromisos que te vuelven más lento y torpe y te complican la existencia. Simplificarlos (reduciendo, comprimiendo o eliminando) supone mejorar tu Organización y centrarte en las actividades más relevantes.


¿No sabes por dónde empezar? ¿Tres reglas te parecen demasiadas? Entonces empieza por una Planificación diaria y sigue con el resto. Sin prisas. 

Hoy mismo empieza a desarrollar el hábito de planificar cada día y poco a poco irás viendo los resultados. No tengas prisa por mejorar porque tienes mucho tiempo por delante.
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