Cómo escribir los “correos-tarea” de forma eficaz

¿Cuántas cosas pides por Email al cabo del día? Tareas, encargos, modificaciones, solicitudes, órdenes directas… ¿Eres claro y eficaz a la hora de escribir ese tipo especial de correos? Cuando buscas una respuesta rápida, cuando quieres que la otra persona priorice bien tu correo, cuando esperas que haga esa tarea cuanto antes, es fundamental saber escribir esos «correos-tarea».

Para la mayoría el Email sigue siendo la mejor forma (la única) de organizar el trabajo en equipo. Pero a la hora de redactar los correos-tarea fallan estrepitosamente. Son largos, dan rodeos, incluyen órdenes confusas y no ayudan a la otra persona a empezar bien la tarea. Saber escribir un buen correo-tarea es empezar a hacer bien esa tarea antes incluso de que la otra persona reciba el encargo.

#1 Piensa antes de empezar a escribir

Escribir un correo no es un ejercicio de catarsis. No se trata de volcar tus pensamientos o poner palabras a tu espíritu atormentado. Se trata de incluir sólo la información y detalles imprescindibles para hacer esa tarea. Antes de teclear como un poseso párate unos segundos para decidir: a) qué quieres pedir o encargar realmente; b) qué información necesita la otra persona para hacerlo.

#2 Incluye la tarea en la primera línea

Fundamental detalle. Elimina los prolegómenos, las palabras introductorias y vete directo al grano: “Necesito que hagas…”; “quiero que cambies…”; “te escribo porque necesitamos retocar…” Por supuesto sé cortés, sé amable, sé buen compañero. Pero por el amor de Dios, ¡sé directo! Vete al grano desde la primera línea. Conseguirás que la otra persona comprenda bien lo que hay que hacer y ambos perderéis mucho menos tiempo.

#3 Imponte una limitación de caracteres

Como si estuvieras en Twitter, imagina que a la hora de escribir tienes una férrea limitación de caracteres. Nuestra tendencia es siempre a escribir en exceso. Si pienso que sólo puedo escribir 100 escribiré 150. Pero si no pienso nada y me dejo llevar por el “swing” de mi tecleo al final escribiré 1.000. Dos o tres lineas son suficientes para la mayoría de los correos que escribes al cabo del día.

#4 Incluye siempre las tres palabras clave

Para evitar dar rodeos y caer en la imprecisión, asegúrate que tus correo-tarea siempre incluyen estas tres palabras clave. Son como las especificaciones de tu tarea:

Qué: define y expresa la tarea en una línea y empieza siempre por ahí.
Cuándo: ayúdale a interpretar el grado de prioridad que tiene esa tarea.
Cómo: instrucciones y detalles para completar esa tarea.

#5 Si hay varios puntos sepáralos claramente

Si el correo es extenso tal vez deberías valorar otras alternativas más directas y a la larga más eficaces: una minireunión, una llamada de teléfono… Pero si lo quieres hacer por escrito y tienes que escribir varios puntos, sepáralos claramente. Mediante puntos, mediante epígrafes con titulillos descriptivos… cualquier recurso es bueno con tal de no apelotonar los distintos pasos y que tu orden o petición llegue alta y clara.

#6 Si hay varias tareas sepáralas en correos

Un error bastante extendido: mezclar varias tareas diferentes con distintas prioridades en un mismo correo. Esto fomenta la confusión, la mala priorización y la ofuscación en la otra persona. Salvo que esas tareas estén estrechamente relacionadas entre sí, o deban hacerese en cadena, sepáralas en correos distintos.
A priori puede parecer una mala idea: es un correo extra que me podría ahorrar. Pero en el fondo estamos fomentando la claridad, la buena priorización, y poniéndoselo más fácil a la otra persona. Al final comprenderá mejor todo el trabajo que hay que hacer y lo atenderá a su debido momento.

#7 Redacta el Asunto al final

Para mí es el 80% de un correo-tarea. Es el titular de la noticia y la síntesis que resume tanto lo que hay que hacer como cuándo hay que hacerlo (prioridad). Somos pésimos redactores de Asuntos: ambiguos y generales, poco descriptivos y detallados, no ayudan a la tarea que estamos pidiendo o encargando.
Redáctalo al final y sobre todo procura que sea muy descriptivo. Debe ayudar a la otra persona a interpretar qué hay detrás de ese mensaje sin tener incluso que abrirlo.
Invertir unos pocos segundos en pensar ese Asunto supone una respuesta más adecuada de la otra persona, un mejor trabajo en equipo, un uso eficaz del Email y más agilidad a la hora de procesar peticiones.

Una “checklist” para recordar estas cosas

Tal vez al leer todas estas claves hayas asentido, te hayan parecido razonables y hasta evidentes. El problema es que con el ritmo frenético del día a día, y más cuando nos zambullimos en el Inbox, nos olvidamos de todas estas cosas. A mí, hasta que me acostumbré a hacerlo de forma natural, me ayudó tener un post-it junto al monitor con estas claves. A modo de checklist me ayudaba a redactar mejor los correos-tarea que enviaba a otras personas.

Cómo escribir los “correos-tarea” de forma eficaz

de ThinkWasabi de Berto Pena

La historia de cómo un cajero automático acabó con tu mala memoria

Estaba deseando inaugurar esta categoría:modelos que funcionan. La idea es la siguiente, te traigo soluciones técnicas, tecnológicas u organizativas que te encuentras todos los días y te explico en qué puedes reutilizarlo.

En esta primera entrada además, el protagonista eres tú. Te voy a contar cómo un cajero automático acabó con tu mala memoria.

Cuando lo comprobaste por ti mismo

Un día cualquiera, hoy, puede que mañana u otro día, necesitabas ir a por dinero al cajero. Además esta vez fuiste con ganas porque estabas deseando comprobar una cosa que habías leído en un blog en internet.

Con una sonrisita introdujiste tu tarjeta, tu código secreto y le dijiste al cajero cuánto querías sacar. ¡Ah, se acercaba el momento! Pulsaste operación finalizada y esbozaste una sonrisita.

Tal y como te habían contado, el cajero te da primero la tarjeta y luego el dinero.

Te preguntaste cómo no lo habías visto antes o a decir verdad, por qué lo habías visto todos los días y no habías sido capaz de aprovecharte de de ello. Pero hagamos un flashback, vuelve al día en que leíste eso en un blog.

El concepto

Si no coges la tarjeta, no te doy el dinero. Esta es la técnica infalible para que nunca te olvides tu tarjeta. Cuando te aproximas a un cajero tu objetivo (a veces con urgencia) es obtener dinero. Para ello necesitas la tarjeta pero no la percibes en ese momento como imprescindible.

Resultado: si lo primero que saliese del cajero fuese dinero, una buena parte de las veces te habrías ido dejándote la tarjeta. Lo cual, a largo plazo, no te gusta.

Aquí diferenciamos dos agentes: tú, el cliente; y el que creó el cajero, el diseñador. El diseñador es sensato, calculador y frío. Tú eres imprevisible, presionado por la prisa y no siempre con la cabeza despejada.

Por lo tanto el diseñador recurre a una técnica: las funciones obligadas. Es decir algo que tienes que llevar a cabo (recoger la tarjeta) para conseguir tu objetivo (el dinero). De este modo tú no necesitas acordarte de la tarjeta para llevartela a casa.

Cuándo se emplea

Las funciones obligadas te sirven para forzarte a pasar por un trámite que de otro modo olvidarías con facilidad. En lugar de dártelo inmediatamente, te impide acceder a lo que deseas y te obliga a hacer algo antes. Cuánto más difícil sea la condición, más estarás obligado a aceptarla.

Tú como diseñador

Eres diseñador cuando planificas, cuando defines tus objetivos y cuando piensas fríamente. Cuando miras a la báscula y te ves con algunos kilillos de más las intenciones son todas buenas. “Voy a hacer esto y lo otro…” Es en ese momento de convencimiento cuando debes actuar. Es el momento idóneo porque tienes fresco en tu cabeza el número de la báscula. Si dejas la acción para después con toda seguridad le restarás importancia.

Tú como cliente

Eres cliente prácticamente el resto del tiempo. Incluso a veces se agrava. Cuando te despiertas eres “muy” cliente, cuando llegas a la oficina, o cuando llegas a casa y no tienes aparentemente nada que hacer. Eres cliente en todo momento en que, o bien por falta de memoria o bien de voluntad, tienes todas las papeletas de caer en un vicio rápido. En los ejemplos anteriores podría ser dormir 20 minutos más, olvidarte de lo que tenías que hacer sin falta a primera hora o encender la tele porque es lo más grande y visible del salón.

La idea general es configurar tu entorno como diseñador, frío y pausado de modo que te obligues a evitar lo que harías mal como cliente.

Poniéndolo en práctica

Ahora bien, necesitas saber qué quieres y qué no quieres obligarte a hacer. No cometas el error de malutilizar esta nueva capacidad obligándote a hacer cosas que no quieres realmente.

Si vas a hacer imposible que tu despertador se apague (al menos desde la cama). Asegúrate de que, como mínimo, el cabreo que te puedas causar mañana es menor a las consecuencias de levantarse demasiado tarde.

Sino el principio es simple. Apóyate en reflejos que ya tienes para introducir condiciones previas. Algunos pueden resultar un poco inefectivos o excesivos al principio pero resultarán de una ayuda extraordinaria en situaciones de cambio. Por ejemplo, con la vuelta al trabajo en Septiembre se justifica el que la primera semana alejes tu despertador de tu alcance.

4 ejemplos más para ilustrarte:

1. Esconder las llaves de casa encima/debajo de los papeles que tienes que llevarte mañana cuando salgas.
2. Pon la silla de la oficina en una esquina y pon encima el material necesario para tu primera tarea de mañana.
3. Para aislarte del ordenador pega un post-it en el medio de la pantalla / saca el ratón de tu alcance / desenchúfalo y sácalo de tu alcance.
4. Tira el libro que te quieras leer en tu sitio favorito para ver la tele.

Además, esto también funciona con lo que tú quieres para otros. Sólo que aquí las condiciones que provoques se te achacarán todas a ti. Procura que sirva de recordatorio, o en otras palabras, que incluso viéndolo la persona no va a rechazar la tarea que le sugieres.

Siendo poco agresivo puedes lograr que tus hijos se cepillen los dientes todas las noches simplemente poniéndoles el cepillo y la pasta encima de la cama. Si sólo hacía falta recordárselo cuando lo vean, lo harán.

Dicho esto me encantará saber qué cosas que os olvidáis con frecuencia y cómo vais a solucionarlo con una función obligada. Empezando por mi, debo admitir que empleo constantemente el ejemplo 4 y además no paro de poner papeles encima del teclado.

¿Y tú qué vas a solucionar con una función obligada?