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03 Deberes y metas





-Lo primero que se nos ocurre a todos cuando intentamos organizarnos es redactar una lista de cosas por hacer. Si conseguimos apuntar todo en esa lista, y vamos tachando lo que ya está hecho, siempre sabremos qué tenemos pendiente. Redactar el informe para el jefe, dar de comer al periquito, comer con Pepe, calcular el presupuesto para el siguiente trimestre, comprar harina… enseguida resulta obvio que una sola lista no funciona. Y entonces hacemos una lista para el trabajo, otra para la compra, otra para casa, etc. O aparecen conceptos como las prioridades o los “contextos” (si estoy en el supermercado o delante del ordenador, podré hacer cosas diferentes).
El problema de las listas es que son engañosas: tachar tareas de las listas nos da sensación de actividad, pero ser productivo es otra cosa. Podemos estar ocupados 24 horas al día y no ser productivos en absoluto. La vida de cualquiera de nosotros es suficientemente compleja como para contener docenas de tareas “vivas” en cualquier momento. Así que no se trata solo de identificar esas docenas de tareas, se trata sobre todo de saber a cual de ellas dedicamos nuestro tiempo.
En los cursos que yo he hecho de productividad se manejan dos parámetros: importancia y urgencia. Se supone que debes dedicarte primero a lo que es importante y urgente (obvio), para después manejarte entre lo que es solo urgente o solo importante.

Deberes y metas

Yo os propongo otra clasificación: deberes y metas.
Las metas son las tareas que hacen que nuestra carrera profesional progrese. Entendiendo carrera profesional en sentido amplio, no solo lo relacionado con nuestro empleo: aprender un idioma, estudiar, escribir una novela o efectivamente, ese proyecto que puede suponer un ascenso si sale bien.
Deberes son todas las tareas que simplemente mantienen nuestro estatus o que tenemos asignadas pero que benefician a otros: papeleo, colaboración en proyectos de colegas, tareas del hogar, elaborar informes repetitivos, etc.
Resulta evidente que no puedes tratar igual las tareas que te pueden hacer progresar y las que, en el mejor de los casos, te permiten seguir en la misma situación. Pero hay además otro parámetro que debes considerar, y que pocas veces he visto analizado.

Suficientemente bueno

La chapuza está muy mal vista, pero tiene su sentido. Se trata de optimizar recursos para maximizar el beneficio. O lo que es lo mismo, “pues esto con una manita de pintura ya se disimula”. En un mundo ideal, tal vez podrías realizar todas tus tareas lo mejor que sabes hacerlas. Dedicar todo el tiempo necesario para que el resultado sea perfecto. Pero cuando en tu lista de tareas van entrando cosas a mayor ritmo del que salen, esto es inviable.
Y aquí es donde entra en juego la distinción entre metas y deberes. Para los deberes, basta con cumplir. No es preciso hacer las cosas mal, solo lo suficientemente bien como para que el objetivo de seguir en el mismo sitio esté asegurado. Donde debes echar el resto es en las metas, en aquello que puede hacerte progresar.
Además de regular el grado de perfeccionamiento para cada tarea, esta clasificación sirve también para asegurar que dedicas tu tiempo a lo importante. Todos los días deberías dedicar un tiempo a tus metas. Todos los días. Cuanto más mejor, pero al menos un par de horas. Es muy complicado, porque el mundo exterior está más interesado en que les ayudes con sus metas que en dejarte tranquilo con las tuyas.
Por eso debes resistirte como un gato panza arriba a dedicar tiempo a los deberes. Pásaselos a otros (pagando incluso, si es que te compensa), retrásalos, reduce tu participación, limita el alcance, pon excusas… aquí sí debes procrastinar hasta que las consecuencias negativas hagan inevitable abordarlos. Como bonus, descubrirás con alborozo que si te resistes lo suficiente algunos deberes se desvanecen por si solos, con lo que consigues tacharlos de tu lista sin haberles dedicado ni un minuto.  -
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  1. Por qué fallan los sistemas de productividad personal
  2. Procrastinación y acrasia
  3. Deberes y metas
  4. Engáñate a ti mismo
  5. Factores que condicionan tu productividad
  6. Factores que condicionan tu productividad II
  7. La zona
  8. Procrastinación productiva
  9. Scrum para uno
  10. Herramientas para mejorar la productividad
El autor de esta entrada / articulo es : -



Deberes y metas



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Si te ha gustado lo mejor que debes hacer es ir a su blog/pagina.
En mi blog no puedes dejar comentarios , pero si en el del autor.
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 HA ENTRADO EN el BLOG/ARCHIVO de VRedondoF. Soy un EMPRESARIO JUBILADO que me limito al ARCHIVO de lo que me voy encontrando "EN LA NUBE" y me parece interesante. Lo intento hacer de una forma ordenada/organizada mediante los blogs gratuitos de Blogger. Utilizo el sistema COPIAR/PEGAR, luego lo archivo. ( Solo lo  INTERESANTE según mi criterio). Tengo una serie de familiares/ amigos/ conocidos (yo le llamo "LA PEÑA") que me animan a que se los archive para leerlo ellos después. Los artículos que COPIO Y PEGO EN MI ARCHIVO o RECOPILACIÓN (cada uno que le llame como quiera) , contienen opiniones con las que yo puedo o no, estar de acuerdo. Cuando incorporo MI OPINION, la identifico CLARAMENTE, con la unica pretension de DIFERENCIARLA del articulo original. 
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Mi correo electronico es vredondof(arroba)gmail.com por si quieres que publique algo o hacer algun comentario.
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02 Procrastinación y acrasia





-Antes de empezar a ver qué podemos hacer para mejorar nuestra productividad personal, conviene tener claros algunos conceptos. Hoy definiremos procrastinación y acrasia, que son muy relevantes para lo que queremos tratar.

Acrasia


Acrasia es la actuación en contra de lo que uno mismo cree que es lo mejor. Por poner un ejemplo claro: uno sabe que el tabaco es malo para su salud, y sin embargo fuma. Platón pensaba que esto de ir contra tu propio beneficio solo podía pasar como consecuencia de la ignorancia, pero lo cierto es que se equivocaba.
Platón creía (como creen los economistas clásicos) que las personas actuamos racionalmente. Nada más lejos de la realidad. Piensa en lo que has hecho hoy, desde que te has levantado, y analiza por qué has hecho cada una de esas cosas. Con seguridad, casi todo lo que has hecho ha sido:
  • Por hábito. Porque es lo que haces todos los días después o antes de hacer otra cosa.
  • Por defecto. Porque es la opción más a mano y más simple en ese momento.
  • Porque es lo que otros esperan que hagas.
  • Porque hacerlo es, en ese momento, la opción con menos consecuencias negativas inmediatas.
  • Porque tomaste una decisión hace tiempo y sigues siendo coherente con ella.
Apostaría algo a que en cada una de las decisiones que has tenido que tomar hoy, pequeñas o grandes, no has cogido un papel y has hecho una lista de pros y contras, o una análisis de Debilidades, Amenazas, , Fortalezas y Oportunidades.
Eso sí, si después alguien te pregunta, seguro que tienes una respuesta racional preparada. Y es que los seres humanos somos muy malos razonando, pero muy buenos racionalizando. Actuamos por impulso, por hábito, por convenciones sociales… pero nos gusta pensar que tenemos control absoluto sobre todos nuestros actos, y que actuamos siempre racionalmente según nuestros intereses, o incluso que somos tan altruistas que actuamos según los intereses de los que nos rodean.
Pero lo cierto es que está bien actuar por hábito o por seguir las convenciones sociales. Pensar racionalmente en los pros y contras antes de dar cada paso haría que nos fuera imposible hacer nada. Pero por un lado necesitas saber en qué casos te puedes fiar del hábito, de la costumbre, de la improvisación, de la convención social… y en qué casos debes pararte, reflexionar y tomar una decisión meditada.
Y sobre todo, saber cómo puedes aprovechar el hecho de que seamos irracionales para actuar de la manera más conveniente para nuestros intereses, y no con acrasia.

Procrastinación

La procrastinación es posponer nuestras tareas y obligaciones hasta un punto que se vuelve perjudicial para nosotros mismos. Es, por tanto, una forma de acrasia. No es exactamente holgazanería, porque el procrastinador no deja de cumplir con su obligación para salir de juerga o tumbarse a la bartola, sino que se dedica a lo secundario posponiendo lo obligatorio.
Por poner algún ejemplo: holgazanería es ver la tele cuando tienes un examen. Procrastinación es preparar un trabajo que tienes que entregar dentro de un mes cuando tienes un examen pasado mañana.
Si nuestro comportamiento fuera racional, la procrastinación no existiría. Tendríamos perfectamente categorizadas nuestras obligaciones según su prioridad, sabríamos las fechas de entrega de cada una de ellas y programaríamos nuestro tiempo para cumplir todo con eficacia.
Pero no somos racionales. Tenemos apetitos, preferencias, rechazos… y hay tareas que por diversos motivos nos resultan desagradables, mientras que otras son apetecibles. Puede ser miedo al fracaso, puede ser falta de motivación, puede ser que la tarea en sí sea desagradable.
Para muchas personas creativas, las tareas repetitivas son desagradables en sí mismas. Los emprendedores tienen a ser creativos, lo que hace que sea muy estimulante diseñar un producto, pero muy poco estimulante elaborar una declaración para Hacienda. Uno puede entender racionalmente que hacer la declaración es importante, y que no hacerla tendrá consecuencias negativas, pero es muy fácil encontrar motivos por los que justo ahora es preferible hacer cualquier otra cosa, que además queda mucho tiempo para presentarla, que se hace en un momentito, y que lo importante es hacer crecer nuestra empresa. Y se encuentra a unas horas de finalizar el plazo rebuscando facturas como un loco.
Cada vez que te haya pasado algo así, seguro que te has prometido a ti mismo que sería la última. Y sin embargo, tres meses más tarde la historia se repite. Y si no es con la declaración, es con una entrega de un proyecto. O con una entrada para tu blog que tienescasi terminada desde hace cinco semanas. O con cualquier otra cosa.
Porque no somos seres racionales. Podemos entender perfectamente las consecuencias negativas de la procrastinación, podemos incluso sufrirlas en nuestras propias carnes, y sin embargo seguiremos actuando en contra de nuestro propio bien. Porque somos extraordinariamente buenos dejándonos engañar, y el que mejor nos puede engañar es nuestro propio cerebro. Y en el momento clave en el que deberías dejar de dar la enésima vuelta al logo de tu empresa y ponerte a redactar un contrato, el maldito cerebro encuentra la manera de que hagas lo que te apetece y no lo que debes hacer, y además encuentra todas las razones necesarias para que tu conciencia quede tranquila.
En resumen, que cualquier método para mejorar la productividad personal tiene que tener en cuenta que no somos espíritus racionales que vivimos en un mundo ideal. Somos monos pelones que estamos dispuestos a dar una voltereta en cuanto alguien nos ofrece un plátano. Asumiendo esto, todo es mucho más fácil. Como veremos en cuando abordemos las técnicas, no se trata de razonar y desarrollar la fuerza de voluntad, sino de engañar al mono procrastinador que todos llevamos dentro.  -
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Otras entradas de "Productividad para holgazanes"


  1. Por qué fallan los sistemas de productividad personal
  2. Procrastinación y acrasia
  3. Deberes y metas
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  6. Factores que condicionan tu productividad II
  7. La zona
  8. Procrastinación productiva
  9. Scrum para uno
  10. Herramientas para mejorar la productividad

El autor de esta entrada / articulo es : -

Procrastinación y acrasia



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Si te ha gustado lo mejor que debes hacer es ir a su blog/pagina.
En mi blog no puedes dejar comentarios , pero si en el del autor.
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 HA ENTRADO EN el BLOG/ARCHIVO de VRedondoF. Soy un EMPRESARIO JUBILADO que me limito al ARCHIVO de lo que me voy encontrando "EN LA NUBE" y me parece interesante. Lo intento hacer de una forma ordenada/organizada mediante los blogs gratuitos de Blogger. Utilizo el sistema COPIAR/PEGAR, luego lo archivo. ( Solo lo  INTERESANTE según mi criterio). Tengo una serie de familiares/ amigos/ conocidos (yo le llamo "LA PEÑA") que me animan a que se los archive para leerlo ellos después. Los artículos que COPIO Y PEGO EN MI ARCHIVO o RECOPILACIÓN (cada uno que le llame como quiera) , contienen opiniones con las que yo puedo o no, estar de acuerdo. Cuando incorporo MI OPINION, la identifico CLARAMENTE, con la unica pretension de DIFERENCIARLA del articulo original. 
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01 Por qué fallan los sistemas de productividad personal





Os voy a confesar que soy un perezoso. Sí, un tío que además de su trabajo “normal” escribe aquí dos o tres veces por semana, que ha publicado un libro, que va habitualmente a eventos como Iniciador, que crea cosas como Scrumbiz y que dedica horas a ponerlo en práctica… es un perezoso. Lo que sucede es que soy un perezoso fracasado. Un perezoso con aficiones que otros valoran. Un falso productivo.

Me explico.

Aviso: rollo autobiográfico (te lo puedes saltar si vas con prisa)

Todo empezó en el colegio. Yo sacaba buenas notas sin esforzarme, por lo que no desarrollé hábitos de estudio. Pocas veces en toda mi vida de estudiante dediqué más de una hora a hacer los deberes, y esas pocas veces cuando era algo extraordinario como escribir un cuento. Jamás estudié para un examen salvo el día antes.
Y como me iba bien y no perdía dos o tres horas haciendo deberes, dedicaba mi tiempo a cosas como leer mucho, leer revistas científicas, mirar cositas por el microscopio, jugar con el Quimicefa (el bueno, el que tenía experimentos divertidos)… Obviamente, con todo esto las notas mejoraban, pero yo no lo consideraba trabajo. Y la ventaja de leer mucho es que aprendes a leer rápido, y simplemente eso te hace mucho más eficiente.
Tener buena memoria ayuda, sobre todo si tienes una vida sencilla como la de estudiante. En mi época no había agendas escolares, de modo que teníamos que acordarnos de cosas como entregar las notas firmadas, si había que llevar un material para plástica, o la fecha del examen de matemáticas. Yo a menudo fallaba en esto, básicamente porque no apuntaba nada y mi cabeza estaba en otras cosas. Pero por lo general no había consecuencias negativas.
El problema es que en la Universidad, en algunas asignaturas al menos, había que estudiar. Y yo no estaba preparado. Así que suspendí un par de asignaturas, y tuve que programar mi esfuerzo para aprobarlas. Pero como fue algo excepcional, en general seguí sin hacer nada más que esperar a los dos o tres últimos días antes del examen, encerrarme a estudiar como un loco, y pasar a otra cosa una vez aprobada la asignatura. De nuevo, el hecho de no apuntar nada me jugó algunas pasadas como llegar a un examen justo cuando acababa de terminar.
Pero saqué la carrera, y como no le dedicaba mucho tiempo al estudio, podía dedicar muchas horas a programar (mi primer dinero lo gané con un jueguecito para el Spectrum que envié a una revista). Nuevamente, esto de la informática no era trabajo, y por supuesto no tenía ningún sistema para ser más productivo, ni en los estudios ni con los ordenadores.
Una vez en el mundo laboral, he compaginado un trabajo en horario completo con cosas como aprobar unas oposiciones, traducir un libroescribir otro, desarrollar aplicaciones para pequeños negocios, dar clases en una universidad, escribir un blog… pero nuevamente sin método, confiando en mi memoria y simplemente dedicando tiempo a cosas que me apetecía hacer y que a mi no me sonaban como trabajo (aunque para otros lo fuera). Pero la vida de adulto es mucho más complicada que la de estudiante, hay que recordar muchas más cosas, las consecuencias de no cumplir con todas tus obligaciones son más serias, tienes menos tiempo libre y más presión para hacer más en ese tiempo…
Uno piensa que necesita aprovechar mejor el tiempo, y que sería fantástico tener una forma de no olvidar sus compromisos. Y entonces descubre los sistemas de productividad, hace algún curso de gestión del tiempo, investiga sobre el GTD, prueba herramientas, sistemas… y nada de esto funciona.

Por qué no funcionan los sistemas de productividad

Lo cierto es que para ser precisos debería decir por qué no funcionan con gente como yo: caóticos, con mil ideas y mil proyectos empezados, curiosos, vagos, acostumbrados a tener éxito con poco esfuerzo…
La clave es que todos los sistemas de productividad personal requieren disciplina. Clasificar los inputs según llegan, elaborar y mantener listas de tareas, etiquetar, crear proyectos y contextos que sirvan de base para las tareas, priorizar, consultar el sistema antes de hacer nada… todo esto requiere un esfuerzo y una disciplina que seguro que acaba rindiendo. Pero precisamente los que más necesitamos de la ayuda de un sistema de productividad personal somos los que carecemos de disciplina.
Aumentar la productividad aplicando GTD es como aprobar estudiando. Claro que lo consigues, pero no tiene gracia. Ojo, si eres de los que en el colegio o en la universidad era capaz de hacer esquemas de cada tema y de ponerse a estudiar dos horas cada día aunque no hubiera examen en el horizonte, entonces seguro que algo como el GTD te es muy útil. Puedes dejar de leer esto y empezar a seguir a José Miguel Bolívar.
Pero si eres un vago como yo, aplicar un sistema de productividad va a ser misión imposible. Podrías intentar cambiar. Hacer un curso, usar una de las infinitas aplicaciones de listas de tareas, comprar una agenda… pero la cruda realidad es que lo único que vas a conseguir es perder el tiempo investigando métodos, probando herramientas e intentando aplicar los últimos consejos que has leído por ahí.
Para que eso funcionara tendrías que cambiar radicalmente de forma de ser. No digo que no se pueda, digo que normalmente el esfuerzo es tan grande y la recompensa está tan lejos que lo normal es abandonar antes de haber conseguido resultados.
Por eso, si eres indisciplinado, si cambias de intereses cada dos por tres, si eres de los que olvidan citas, si trabajas muchas horas pero no sabes en qué se te va el tiempo, si tu idea de archivar un documento es echarlo en un cajón con otro montón de papeles… entonces sí que te interesa seguir la serie sobre técnicas de productividad personal que voy a ir explicando durante las próximas semanas.
Este es el plan (a un tema por semana)
Conceptos
Procrastinación y acrasia
Deberes y metas
La zona
Técnicas
Cambia tu humor
Condiciones externas (sueño, entorno, ruido)
Scrum for One
Engáñate a ti mismo
Procrastinación productiva
Herramientas -
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  10. Herramientas para mejorar la productividad
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